Solleciti automatici per crediti scaduti in Odoo 19 (guida PMI italiane)

Nona guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. I crediti scaduti sono il silenzioso killer del cash flow: una PMI con 500.000 € di fatturato annuo e DSO di 75 giorni ha mediamente 105.000 € sempre fermi in fatture non pagate. Ridurre il DSO a 60 giorni significa liberare 25.000 € permanenti. I solleciti automatici fanno il 70% di questo lavoro.

In questa guida vediamo come Odoo 19 gestisce i crediti scaduti: il dashboard di aging, la classificazione automatica delle fatture per fascia di ritardo, le sequenze di sollecito email + telefono + raccomandata, e i KPI per monitorare la salute finanziaria della PMI. Esempio reale sul database G Tech Group S.R.L.S. con 15 fatture cliente per 18.022,22 € totali, di cui 2 in ritardo per 33.750 €.

Il costo dei crediti scaduti per una PMI italiana

D.Lgs 231/2002 consente di richiedere ai sensi di legge: capitale + interessi di mora (tasso BCE + 8%, attualmente ~11,5% annuo) + 40 € forfettari per ogni transazione commerciale tra imprese (art.6 D.Lgs 231/2002).

Step 1 — La dashboard di aging in Odoo

Dal modulo Fatturazione → Bacheca, il kanban Vendita mostra le fasce di scadenza:

Il kanban Vendita mostra in alto:

• 15 Non pagato: 18.022,22 € totale crediti aperti
• 2 In ritardo: 33.750,00 € già scaduti (alert finanziario!)

Sotto, il grafico delle fasce raggruppa per giorni di scadenza:

• Scadute: fatture già scadute (cliccare per vedere lista)
• 1 – 7 giu: scadute nella settimana corrente
• Questa settimana: scadenza ravvicinata
• 15 – 21 giu, 22 – 28 giu: prossime scadenze
• Non scadute: ancora con tempo

Cliccare su qualsiasi fascia apre la lista filtrata corrispondente. Tu sai a colpo d’occhio quanti soldi devi recuperare e quando.

Step 2 — Lista fatture con visualizzazione scadenze intelligenti

Dal menu Clienti → Fatture:

La colonna Scadenza usa un linguaggio umano + colori semantici:

• “Oggi” 🟠 (arancione) — scadenza ravvicinata, contatto immediato
• “Mese scorso” 🔴 (rosso) — già scaduta, urgente sollecitare
• “Mese prossimo” ⚫ (nero) — non ancora scaduta, no azione
• “Tra 22 giorni” ⚫ (nero) — futura, monitora

Nell’esempio reale: vediamo 14 fatture “Confermate” con scadenze diverse:

• FATT/2026/00012 — Cliente Demo Italia SRL — 2.196,00 € — scadenza “Mese prossimo” (tutto OK)
• FATT/2026/00011 e altre — varie — scadenza “Oggi” (sollecitare oggi stesso)
• FATT/2026/00004 — Acme Corporation — 31.750,00 € — scadenza “Mese scorso” 🔴 (CRITICA!)
• FATT/2026/00005 — OpenWood — 2.000,00 € — scadenza “Mese scorso” 🔴

Totali in basso: 17.626,00 € imponibile + IVA = 18.022,22 € totale crediti aperti.

Step 3 — La sequenza dei solleciti (best practice PMI italiana)

Le PMI italiane efficaci usano una sequenza a 5 livelli che cresce in tono ma resta sempre cortese:

Template email – Livello 1 (pre-scadenza)

“Gentile {nome cliente}, Le ricordiamo che la fattura n. {numero} del {data} per {importo} € scade il {data scadenza}. Per qualsiasi domanda o richiesta di chiarimenti siamo a disposizione al numero {tel}. Cordiali saluti, {nome utente}”

Template email – Livello 2 (primo sollecito)

“Gentile {nome cliente}, Le segnaliamo che la fattura n. {numero} del {data} per {importo} € risulta scaduta in data {data scadenza}. Forse il pagamento Le è sfuggito? La preghiamo di provvedere quanto prima oppure di contattarci per concordare un piano di rientro. Restiamo in attesa di un Suo riscontro.”

Template email – Livello 3 (secondo sollecito)

“Gentile {nome cliente}, La nostra fattura n. {numero} è scaduta da {giorni} giorni e ad oggi non è ancora stata saldata. Le chiediamo cortesemente di confermare la data del pagamento entro i prossimi 7 giorni. Rimaniamo a disposizione per discutere eventuali contestazioni o difficoltà temporanee.”

Template – Livello 4 (intimazione formale)

“Spett.le {ragione sociale}, con la presente, ai sensi e per gli effetti dell’art.1454 cc, La diffidiamo formalmente al pagamento della fattura n. {numero} del {data} per {importo} €, scaduta in data {data scadenza}. Le concediamo termine perentorio di 15 giorni per provvedere, decorso il quale procederemo per le vie legali per il recupero del credito, oltre interessi di mora e spese accessorie.”

Step 4 — Automazione in Odoo Enterprise (modulo Follow-up)

Odoo Enterprise include il modulo account_followup che gestisce automaticamente i 5 livelli:

• Configurazione: Contabilità → Configurazione → Follow-up Levels
• Definisci ogni livello: nome, giorni di ritardo, template email, modalità (email/SMS/manuale)
• Cron job giornaliero: alle 8:00 controlla tutte le fatture scadute, identifica il livello corretto per ciascuna, invia comunicazioni automatiche
• Track delle azioni: ogni email inviata viene registrata nel chatter della fattura + scheda cliente

Configurazione tipica dei 5 livelli

Step 5 — Alternative in Odoo Community

Odoo Community non include il modulo Follow-up nativo. Le alternative:

1. Modulo OCA gratuito: scarica account_credit_control dall’Odoo Community Association. Funzionalità simili al modulo Enterprise.
2. Server actions custom: configura cron giornalieri che inviano email automatiche in base a regole condizionali (richiede sviluppo Python).
3. Workflow manuale assistito: usi il dashboard di aging quotidianamente, selezioni le fatture scadute, clicca “Invia per email” da menu Azione → Odoo invia email batch usando i template.
4. Integrazione con tool esterno: collega Odoo a un CRM dedicato al credit management (es. Workato, Make.com) che orchestrano le sequenze.

Step 6 — KPI da monitorare

DSO (Days Sales Outstanding)

Formula: (Crediti aperti / Fatturato periodo) × giorni del periodo

Benchmark italiani 2026:

• Industria manifatturiera: 65-90 giorni
• Servizi B2B: 50-75 giorni
• Web agency/consulting: 40-65 giorni
• E-commerce: 5-15 giorni (paghi cash)
• Distribuzione: 75-100 giorni

Aging Ratio (% scaduto su totale aperto)

Formula: (Crediti scaduti / Crediti totali aperti) × 100

Target: <15% (buona salute), 15-25% (attenzione), >25% (rosso allarme).

Esempio G Tech Group dalla dashboard: 2 in ritardo (33.750 €) / 15 non pagato (18.022 €) = 187% aging ratio 🔴 — significa che le scadute sono più alte delle non scadute totali. In una vera PMI questo sarebbe segnale rosso (i 33.750 € andrebbero risolti urgentemente o passati al legale).

Bad Debt Ratio (% perdite su fatturato)

Formula: (Crediti svalutati anno / Fatturato annuo) × 100

Target: <1% (gestione ottima), 1-3% (accettabile), >3% (problema sistemico).

Casi pratici PMI italiana

Caso 1 — Cliente “buono” temporaneamente in difficoltà

Vecchio cliente con 10 anni di pagamenti regolari, ha 1 fattura scaduta. Soluzione consigliata: chiama tu personalmente al telefono (no email automatica fredda). Proponi piano di rientro a 30/60/90 giorni con scrittura privata. Mantieni la fiducia commerciale.

Caso 2 — Cliente “occasionale” che non risponde

Cliente nuovo, fattura 5.000 € scaduta da 30 giorni, non risponde a email e telefonate. Soluzione: PEC + raccomandata A/R con intimazione formale. Se non risponde entro 15 giorni, decreto ingiuntivo (procedura monitoria art.633 cpc – tempi 60-90 giorni in tribunale italiano).

Caso 3 — Cliente che contesta la fattura

Cliente risponde al sollecito con contestazione (servizio non eseguito, prezzo errato). Soluzione: blocca il sollecito automatico, apri attività CRM “Risolvere contestazione”, coinvolgi commerciale. Se la contestazione è fondata, emetti nota di credito TD04 (vedi guida specifica).

Caso 4 — Pubblica Amministrazione con ritardi cronici

PA italiana paga mediamente a 50-80 giorni (ASL anche 200+ giorni). Soluzione: sequenza solleciti dedicata PA con scadenze più lunghe (livello 1 a +45 gg, livello 2 a +90 gg). Considera cessione del credito pro-soluto a società di factoring (Banca IFIS, Aosta Factor, Mediocredito Centrale) — sconta 1-3% ma incassi entro 7 giorni.

Errori comuni e come evitarli

“Solleciti troppo aggressivi → perdo il cliente”

Soluzione: mai sollecito 1 con tono formale. Il livello 1 deve sembrare un reminder amichevole (“forse Le è sfuggito”). Solo dal livello 3 il tono diventa più diretto, e dal livello 4 formale.

“Sollecito a cliente che ha pagato — perdita di credibilità”

Causa: il pagamento è arrivato ma non riconciliato.
Soluzione: prima di lanciare la campagna solleciti, importa l’estratto conto bancario CBI e riconcilia (vedi guida riconciliazione). Odoo non manda solleciti su fatture già riconciliate.

“Tutti i livelli partono insieme — cliente bersagliato”

Causa: cron mal configurato.
Soluzione: ogni livello deve avere giorni di ritardo DIVERSI e configurato in modo che Odoo invii SOLO il livello applicabile in quel momento, non tutti i precedenti.

“Email solleciti vanno in spam del cliente”

Soluzione: configura DKIM/SPF/DMARC sul tuo dominio mittente. Usa server SMTP autenticato (es. Mailgun, SendGrid). Per importi alti, considera anche PEC.

FAQ

Posso aggiungere interessi di mora alla fattura sollecitata?

Sì, dal 4° livello in poi. L’art.5 D.Lgs 231/2002 prevede interessi di mora automatici al tasso BCE+8% (attualmente ~11,5% annuo) per fatture B2B scadute. Più 40 € forfettari per ogni transazione (art.6). Emetti una fattura aggiuntiva per “Interessi di mora art.5 D.Lgs 231/2002 + indennizzo forfettario art.6” con codice natura N6.5 (operazioni accessorie esenti).

Lo SdI conosce automaticamente se una fattura è scaduta?

No. Lo SdI gestisce solo la trasmissione del documento, non il monitoraggio dei pagamenti. La scadenza e l’aging sono gestiti da Odoo basandosi sui termini di pagamento applicati al momento dell’emissione fattura.

Posso ammorbidire i solleciti per clienti VIP o key account?

Sì. Sull’anagrafica cliente, nel tab “Vendite e acquisti”, c’è il campo “Profilo follow-up” (in Enterprise). Crea profili dedicati (es. “VIP – sequenza prolungata”, “Standard”, “Aggressiva – clienti rischio”) con tempistiche e tono diversi. Il cliente vede solo il suo profilo.

Come gestisco un cliente che paga sempre tardi ma sicuramente paga?

Modifica i termini di pagamento contrattuali per quel cliente specifico (es. da 30gg a 60gg). Così le fatture scadono più tardi e non finiscono nei solleciti. In alternativa, mantieni 30gg ma escludilo dal cron solleciti automatici (campo “Escludere dai solleciti automatici” sull’anagrafica).

Posso integrare Odoo con assicurazione del credito (es. Coface, Allianz Trade)?

Sì. Esistono moduli connettori (custom o di partner) che permettono di: verificare il merito creditizio del cliente prima di emettere fattura, segnalare automaticamente all’assicurazione le fatture scadute oltre X giorni, ricevere il rimborso assicurativo in caso di insolvenza. Costo connettore tipico: 800-2.500 € una tantum + maintenance.

Prossimi passi

Nelle prossime guide vedremo come generare il modello F24 per liquidazioni IVA periodiche, come configurare il modulo HR-Payroll per la gestione dipendenti, e come impostare la dashboard CFO con KPI finanziari real-time (cash flow, redditività per cliente, marginalità prodotti).

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G Tech Group è partner ufficiale Odoo Italia: configuriamo sequenze di solleciti adattate al tuo settore, integrazione con CRM, automazione email/PEC/SMS, eventuale integrazione con assicurazione del credito.
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