Lotti e numeri di serie in Odoo: tracciabilità, HACCP e gestione dei richiami (guida 3 di 15)

Centoseiesima guida operativa Odoo 19 per le PMI italiane, terza della serie dedicata al magazzino (15 guide). La tracciabilità per lotti e numeri di serie è decisiva per chi deve rispettare norme di settore: alimentare (HACCP), farmaceutico, dispositivi medici, automotive, cosmetica. Una tracciabilità completa rende più semplici le verifiche ispettive, più rapidi i richiami di prodotto e più precisa l’analisi dei difetti, rafforzando la fiducia dei clienti. Vediamo elenco lotti, dettaglio lotto, colli, categorie prodotto e unità di misura.

In questa guida: differenza tra lotto e numero di serie, gestione dell’elenco lotti, tracciabilità dal dettaglio lotto, colli e imballi, categorie prodotto, unità di misura, requisiti di settore.

Lotto o numero di serie?

Numero di lotto

• Identifica un gruppo di prodotti
• Stesso lotto = stessa produzione o stesso ricevimento
• Tracciabilità aggregata
• Tipico di alimentare e farmaceutico
• Richiamo mirato: si blocca l’intero lotto
• Numerazione di esempio: LOT-202609-001

Numero di serie

• Identifica il singolo pezzo
• Univoco per ogni unità
• Tracciabilità individuale
• Tipico di elettronica e automotive
• Gestione delle garanzie per singolo pezzo
• Numerazione di esempio: SN-2026-00012345

Quando usare l’uno o l’altro

• Lotto: alimentari, farmaci, cosmetici, ricambi, materie prime
• Numero di serie: elettronica, veicoli, macchinari, articoli di valore elevato
• Entrambi, su prodotti diversi: ad esempio lotto per i consumabili e numero di serie per le apparecchiature (in Odoo ogni prodotto usa un solo tipo di tracciabilità)
• Nessuno: materiali sfusi a basso valore, articoli generici senza obblighi normativi

Elenco lotti: gestione centralizzata

L’elenco lotti mostra tutti i lotti creati con prodotto, quantità, scadenza e ubicazione. Consente ricerche rapide in caso di verifiche, richiami o domande dei clienti. Le aziende soggette a obblighi di tracciabilità possono arrivare a gestire centinaia o migliaia di lotti attivi. La vista elenco:

• Numero di lotto
• Prodotto associato
• Data di creazione
• Data di scadenza (per la logica FEFO, “primo a scadere, primo a uscire”)
• Quantità disponibile
• Ubicazione attuale
• Riferimento esterno (ad esempio il lotto del fornitore)
• Ricerca e filtri rapidi

Convenzioni di numerazione dei lotti

• Sequenza automatica: LOT-000001
• Basata sulla data: LOT-2026-09-001
• Con prefisso del fornitore: AV-LOT-001
• Personalizzata: BATCH-A-2026
• Compatibile con lo standard GS1-128 (ex EAN-128), se i codici vanno stampati in etichetta

Dettaglio lotto: tracciabilità completa

Il dettaglio lotto riporta tutta la storia: ricevimento dal fornitore, movimenti interni, consegne ai clienti, eventuali resi. Da qui si apre il report di tracciabilità, che ricostruisce l'”albero” dei movimenti utile per richiami e verifiche. La vista dettaglio con lo storico:

• Numero di lotto e prodotto
• Riferimento del fornitore
• Data e autore della creazione
• Data di scadenza
• Data “da consumarsi preferibilmente entro”
• Data di rimozione dallo stock
• Data di avviso
• Storico completo dei movimenti e clienti destinatari

Le date di scadenza, rimozione e avviso compaiono attivando l’opzione “Date di scadenza” nelle impostazioni di Inventario.

Operazioni di tracciabilità

• A ritroso: dal cliente al lotto, fino al fornitore
• In avanti: dal fornitore al lotto, fino a tutti i clienti coinvolti
• Report di tracciabilità dedicato
• Esportazione dei dati richiesti dalle autorità di controllo (ASL, Ministero della Salute, AIFA)
• Cronologia completa per le verifiche

Colli e imballi

I colli raggruppano i prodotti in scatole, pallet o contenitori, semplificando spedizione e tracciamento: il cliente riceve il “Collo A123” con all’interno N prodotti identificati. La vista colli:

• Codice univoco del collo
• Prodotti contenuti
• Tipo di imballo (scatola, pallet)
• Peso e dimensioni
• Ubicazione attuale
• Proprietario, se la merce è gestita per conto terzi
• Etichetta di spedizione stampabile

Tipi di imballo tipici

• Scatole piccole, medie, grandi
• Pallet EUR (80×120 cm)
• Container da 20 o 40 piedi
• Sacchi
• Imballi specifici di settore

Categorie prodotto

Le categorie organizzano i prodotti in modo gerarchico e determinano conti contabili, percorsi logistici, strategia di prelievo e metodo di valorizzazione. Una struttura ben pensata rende il sistema scalabile e la reportistica ordinata. La vista categorie:

• Struttura gerarchica
• Categoria padre
• Strategia di prelievo predefinita (FIFO, LIFO fisico, FEFO, ubicazione più vicina)
• Metodo di costo: prezzo standard, costo medio (AVCO) o FIFO
• Conto di valorizzazione del magazzino
• Conti di ricavo e di costo
• Registro contabile di magazzino

Nota: il tipo di tracciabilità (lotto, numero di serie o nessuna) si imposta sul singolo prodotto, non sulla categoria. E Odoo non prevede la valorizzazione LIFO: il “LIFO” disponibile è solo una strategia di prelievo fisico.

Categorie tipiche in una PMI

• Tutti / Vendibili / Acquistabili
• Per settore: alimentare, elettronica, ecc.
• Per strategia di prelievo: FEFO per i deperibili, FIFO per il resto
• Per valorizzazione: standard, costo medio, FIFO
• Per percorso: su ordine (MTO), produzione, acquisto

Unità di misura

Le unità di misura gestiscono le conversioni: kg e g, m e cm, l e ml, pezzo e confezione da 12, ore e giorni. Sono essenziali per chi tratta prodotti diversi e permettono di acquistare in un’unità e vendere in un’altra. La vista unità di misura:

• Unità disponibili (predefinite e personalizzate)
• Gruppo di grandezza (peso, lunghezza, volume, tempo)
• Unità di riferimento
• Fattore di conversione
• Precisione di arrotondamento
• Attivazione/disattivazione

Nelle versioni recenti Odoo ha semplificato la configurazione: ogni unità si definisce in rapporto a un’unità di riferimento, senza dover gestire a mano le categorie come nelle versioni precedenti.

Unità tipiche

• Peso: kg (riferimento), g, mg, lb, oz
• Volume: l (riferimento), ml, m³, galloni
• Lunghezza: m (riferimento), cm, mm, km, pollici, piedi
• Tempo: ora (riferimento), giorno, settimana, mese
• Quantità: pezzi (riferimento), dozzina, confezione da 12, scatola da 100

Requisiti di settore

Odoo fornisce la base (lotti, numeri di serie, scadenze, tracciabilità); alcuni requisiti specifici richiedono integrazioni, moduli aggiuntivi o procedure esterne al gestionale.

HACCP (alimentare)

• Tracciabilità “un passo indietro, un passo avanti” (Reg. CE 178/2002, art. 18)
• Strategia di prelievo FEFO
• Controllo delle scadenze
• Registri di temperatura tramite integrazione con sensori o sistemi esterni
• Procedura di ritiro e richiamo documentata
• Conservazione delle registrazioni per i tempi previsti dal piano di autocontrollo

Farmaceutico (buone pratiche GxP)

• Lotto e scadenza per ogni confezione
• Oggi in Italia: bollino ottico; in prospettiva, identificativo univoco e aggregazione previsti dalla direttiva europea sui medicinali falsificati (FMD)
• Per chi esporta negli USA, requisiti come 21 CFR Part 11 richiedono una validazione specifica del sistema
• Capacità di richiamo rapida

Dispositivi medici (Regolamento UE 2017/745, MDR)

• UDI (identificativo univoco del dispositivo)
• Data di produzione
• Lotto e/o numero di serie in base alla classe del dispositivo
• Tessera e registro degli impianti, dove previsti
• Gestione degli incidenti (vigilanza)
• Registrazione in EUDAMED

Automotive (IATF 16949)

• Numero di serie per i componenti critici
• Genealogia dei componenti tramite distinta base (BOM)
• Riferimento al lotto del fornitore
• Documentazione FMEA (gestita fuori dal magazzino o con l’app Quality, Enterprise)
• Capacità di richiamo

Cosmetica (Reg. CE 1223/2009)

• Numero di lotto in etichetta
• Data di produzione
• PAO (periodo post-apertura)
• Notifica sul portale europeo CPNP
• Gestione degli effetti indesiderati

Gestione dei richiami

Flusso di richiamo

1. Rilevazione del problema (qualità, sicurezza)
2. Individuazione dei lotti coinvolti tramite il report di tracciabilità
3. Blocco della merce in tutti i magazzini
4. Avviso ai clienti, in ordine di priorità
5. Attivazione della logistica dei resi
6. Rimborso o sostituzione
7. Comunicazione alle autorità competenti
8. Analisi delle cause
9. Miglioramento del processo

Indicatori (KPI) per i richiami

• Tempo necessario a individuare i lotti coinvolti
• Percentuale di clienti avvisati entro 24 ore
• Quota di merce rientrata
• Costo per singolo richiamo
• Frequenza dei richiami (obiettivo: zero)

Esempi illustrativi

Esempio 1 — Pastificio artigianale

• Lotto per ogni produzione
• Prelievo FEFO
• Storico dei lotti conservato secondo il piano di autocontrollo
• Procedure HACCP collegate
• Simulazione di richiamo una volta l’anno

Esempio 2 — Distribuzione farmaceutica e parafarmaceutica

• Lotto e scadenza per confezione
• Avviso scadenze con anticipo, ad esempio 60 giorni
• Elenco clienti per lotto pronto per le autorità
• Procedura di richiamo documentata

Esempio 3 — Elettronica B2B

• Numero di serie per ogni dispositivo
• Gestione delle garanzie
• Storico delle riparazioni
• Gestione dei resi autorizzati (RMA)
• Portale clienti

Esempio 4 — Cosmetica

• Lotto e PAO
• Notifica CPNP
• Archivio dei test di stabilità
• Registro dei reclami
• Procedura di ritiro documentata

5 errori comuni nella tracciabilità

1. Nessuna strategia: la tracciabilità viene decisa dopo un incidente invece che in fase di progetto
2. Dettaglio eccessivo: numeri di serie su materiali sfusi, con lavoro inutile
3. Scadenze ignorate: logica FEFO non applicata, con sprechi
4. Numerazione caotica: convenzioni diverse che confondono durante le verifiche
5. Nessuna simulazione di richiamo: la procedura viene messa alla prova solo durante una crisi, con tempi di risposta lenti

Domande frequenti

Serve il lotto su tutti i prodotti?

No, solo dove lo richiedono le norme o dove la tracciabilità porta un valore concreto. Materiali sfusi: niente lotto. Prodotti regolamentati o speciali: lotto obbligatorio. È una scelta organizzativa prima che tecnica.

Quando usare i numeri di serie?

Per articoli di valore elevato, regolamentati o soggetti a garanzia. Con volumi contenuti si gestiscono anche a mano; con volumi alti servono codici a barre e automazione.

Il FEFO è automatico?

Sì, se sono attive le date di scadenza e la strategia di prelievo FEFO è impostata sulla categoria o sull’ubicazione. In fase di prelievo Odoo propone il lotto con la scadenza più vicina; l’operatore può comunque scegliere un lotto diverso.

Ogni quanto simulare un richiamo?

Una o due volte l’anno è una buona pratica. La simulazione individua il lotto, ricostruisce i clienti coinvolti e misura il tempo di risposta. Le registrazioni servono in sede di verifica e per migliorare il processo.

I lotti possono essere condivisi tra più aziende?

Dipende dalla configurazione: un lotto può essere legato a una singola azienda oppure condiviso. In ogni caso ogni movimento resta attribuito all’azienda che lo ha registrato.

Conclusione

La tracciabilità per lotti e numeri di serie porta l’azienda da un approccio reattivo a uno preventivo su qualità e conformità. Analisi e configurazione richiedono indicativamente una o due settimane. I benefici: verifiche più semplici, richiami più rapidi, maggiore fiducia dei clienti. La prossima guida (4/15) tratterà i codici a barre: lettori portatili, app mobile e produttività.

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