Regolamento UE sul lavoro forzato in Odoo: due diligence della catena di fornitura (guida PMI italiane)

Settantatreesima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Il Regolamento (UE) 2024/3015 sul divieto dei prodotti ottenuti con lavoro forzato (in inglese Forced Labour Regulation, FLR) si applicherà dal 14 dicembre 2027. Vieta di immettere o mettere a disposizione sul mercato dell’Unione, e di esportare dall’Unione, prodotti realizzati in tutto o in parte con lavoro forzato. Non prevede soglie dimensionali: riguarda anche le PMI. Le autorità competenti possono avviare indagini e, se la violazione è accertata, vietare il prodotto, imporne il ritiro dal mercato e disporne lo smaltimento; le dogane possono bloccarne lo sdoganamento. In questa guida vediamo come prepararsi con Odoo 19.

Vediamo: ambito del regolamento, indicatori, aree e settori a rischio, due diligence, fornitori, documentazione ed esempi illustrativi.

Che cos’è il regolamento sul lavoro forzato

Ambito di applicazione

• Tutti i prodotti immessi o messi a disposizione sul mercato UE (consumatori e imprese), comprese le vendite a distanza
• Tutti i prodotti esportati dall’UE
• Tutte le fasi della catena di fornitura: estrazione, raccolta, produzione e lavorazione
• Nessuna soglia dimensionale (le autorità tengono però conto delle dimensioni dell’operatore)

Che cosa si intende per “lavoro forzato”

• La definizione richiama le Convenzioni ILO (Organizzazione internazionale del lavoro) n. 29 e n. 105
• Ogni lavoro o servizio estorto a una persona sotto minaccia di una punizione
• Per il quale la persona non si è offerta spontaneamente
• Comprende il lavoro forzato imposto dallo Stato, la servitù per debiti e i casi legati alla tratta di esseri umani; il lavoro minorile forzato rientra nel divieto

Applicazione dei controlli

• Banca dati pubblica della Commissione europea sui rischi di lavoro forzato per aree geografiche e prodotti
• Poteri di indagine delle autorità nazionali competenti (della Commissione per i rischi situati fuori dall’UE)
• Le dogane possono sospendere lo sdoganamento dei prodotti
• Ritiro dal mercato dei prodotti già venduti
• Smaltimento: donazione, riciclo o distruzione

Nota importante: il regolamento non introduce un obbligo autonomo di due diligence, ma nelle indagini le autorità tengono conto delle verifiche svolte dall’impresa. Una due diligence documentata è quindi la difesa più solida.

Gli 11 indicatori ILO di lavoro forzato

• 1. Abuso della condizione di vulnerabilità
• 2. Inganno
• 3. Limitazione della libertà di movimento
• 4. Isolamento
• 5. Violenza fisica e sessuale
• 6. Intimidazioni e minacce
• 7. Trattenimento dei documenti d’identità
• 8. Trattenimento dei salari
• 9. Servitù per debiti
• 10. Condizioni di lavoro e di vita abusive
• 11. Straordinari eccessivi

Aree geografiche ad alto rischio

Monitoraggio della Commissione europea

• La banca dati della Commissione si basa su fonti indipendenti e verificabili e non indica specifiche imprese
• Fonti internazionali citano spesso, tra gli altri, il lavoro forzato imposto dallo Stato nella regione cinese dello Xinjiang e in Corea del Nord
• Rischi specifici legati a determinati settori in singoli paesi
• Banca dati aggiornata periodicamente: va consultata a ogni revisione dei fornitori

Settori ad alto rischio

• Cotone e filiere tessili
• Produzione di pannelli solari e polisilicio
• Assemblaggio di elettronica
• Pesca e prodotti ittici
• Cacao e cioccolato
• Estrazione mineraria

Fonti per gli indici di rischio

• Elenco del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (List of Goods Produced by Child Labor or Forced Labor)
• Global Slavery Index di Walk Free
• Indici di rischio di fornitori specializzati (ad esempio Verisk Maplecroft)
• Banca dati e linee guida della Commissione europea

Mappatura del rischio dei fornitori

Il primo passo pratico è classificare ogni fornitore per rischio di lavoro forzato: localizzazione, settore, prove di conformità. La scheda contatto (partner) di Odoo va arricchita con queste informazioni, tramite campi personalizzati aggiunti con Studio (Enterprise) o con un piccolo modulo su misura:

• Localizzazione del fornitore (paese, regione, provincia)
• Classificazione di settore
• Punteggio di rischio lavoro forzato
• Certificazioni e audit sociali (ad esempio SMETA/Sedex, amfori BSCI, SA8000)
• Data dell’ultimo audit
• Rilievi dell’audit e azioni correttive
• Livello di collaborazione del fornitore

Controllo in fase di acquisto

Ogni ordine di acquisto dovrebbe superare un controllo sul rischio di lavoro forzato: rischio del fornitore accettabile, documentazione aggiornata, clausole contrattuali presenti. L’ordine di acquisto di Odoo è il punto di controllo operativo, ad esempio con un’approvazione obbligatoria per i fornitori classificati ad alto rischio:

• Verifica del rischio fornitore prima dell’ordine
• Clausole contrattuali di divieto del lavoro forzato
• Diritto di audit
• Documentazione richiesta
• Obblighi di collaborazione
• Cause di risoluzione del contratto

Distinta base e approvvigionamento delle materie prime

La distinta base (BOM, Bill of Materials) deve identificare le materie prime ad alto rischio (cotone, cobalto, olio di palma e così via), il paese di origine e il grado di trasparenza della filiera. Diventa così il documento centrale per ricostruire la tracciabilità a monte e a valle:

• Identificazione delle materie prime
• Paese di origine (luogo di estrazione o coltivazione)
• Segnalazione dei materiali ad alto rischio
• Visibilità sui fornitori di secondo e terzo livello
• Requisiti di trasparenza della filiera
• Collegamento all’archivio documentale delle prove

Trasparenza sul prodotto

Per ogni prodotto venduto l’azienda deve poter ricostruire provenienza e condizioni di lavoro lungo la catena di fornitura. La scheda prodotto in Odoo raccoglie la documentazione da mettere a disposizione di autorità e clienti; i documenti possono essere allegati al prodotto o organizzati con l’app Documents (Enterprise):

• Paese di origine per prodotto
• Collegamento alla mappatura della filiera
• Archivio delle prove di conformità
• Documenti di certificazione
• Rapporti di audit consultabili
• Informazioni pronte per la comunicazione pubblica

Condizioni di lavoro nei reparti interni

Non conta solo la filiera: anche le attività interne devono essere coerenti con il divieto. L’ordine di produzione (MO) di Odoo registra i tempi degli ordini di lavoro per operatore; insieme alle app Presenze e Dipendenti consente di documentare orari, pause, straordinari e formazione:

• Registrazione delle ore lavorate
• Prova della volontarietà degli straordinari
• Rispetto delle pause
• Registro della formazione
• Attività del canale di segnalazione
• Politiche del personale coerenti

Schema di due diligence

1. Politica e impegno

• Politica contro il lavoro forzato e la schiavitù moderna
• Approvazione del consiglio di amministrazione
• Dichiarazione pubblica
• Comunicazione ai portatori di interesse

2. Valutazione del rischio

• Mappatura del rischio geografico
• Analisi del rischio di settore
• Rischio per prodotto e materiale
• Punteggio dei fornitori

3. Coinvolgimento dei fornitori

• Codice di condotta esteso a tutta la filiera
• Formazione dei partner commerciali
• Rafforzamento delle loro competenze
• Rimedi concordati

4. Monitoraggio

• Audit periodici
• Strumenti di monitoraggio continuo
• Canali di ascolto dei lavoratori
• Collaborazioni con organismi di monitoraggio esterni

5. Rimedio

• Indagine sull’episodio
• Risarcimento dei lavoratori
• Miglioramento dei processi
• Comunicazione pubblica

6. Rendicontazione

• Dichiarazione annuale volontaria (sul modello del Modern Slavery Statement britannico, obbligatorio solo per chi rientra nella normativa del Regno Unito)
• Integrazione con la rendicontazione ESG
• Comunicazione ai portatori di interesse
• Risposte alle richieste delle autorità

Canali di ascolto dei lavoratori

Canale di segnalazione (whistleblowing)

• Possibilità di segnalazione anonima
• Supporto in più lingue
• Gestione affidata a un soggetto esterno indipendente
• Accesso semplice per i lavoratori (telefono, app)
• In Italia il D.Lgs. 24/2023 rende obbligatorio il canale interno, tra gli altri, per le imprese con almeno 50 dipendenti o dotate di modello 231

Questionari ai lavoratori

• Valutazione periodica delle condizioni
• Dati anonimi
• Analisi dell’andamento nel tempo
• Verifica esterna

Gestione dei reclami

• Indagine indipendente
• Tutela dei lavoratori da ritorsioni
• Tempi di risposta definiti
• Piani di rimedio

Rispondere ai questionari dei clienti

Domande ricorrenti

• Politica e procedure contro il lavoro forzato
• Completezza della mappatura della filiera
• Processo di due diligence sui fornitori
• Programma di audit
• Episodi segnalati
• Canale di ascolto dei lavoratori

Documentazione richiesta

• Documenti di politica aziendale
• Rapporti di valutazione del rischio
• Rapporti di audit e azioni correttive
• Registri della formazione
• Registro dei reclami dei lavoratori
• Documenti pubblicati

Costi per prepararsi al regolamento

Avvio

• Valutazione del rischio della filiera
• Politica e procedure
• Programma di coinvolgimento dei fornitori
• Avvio del programma di audit
• Canale di ascolto dei lavoratori
• Formazione
• L’impegno dipende da numero di fornitori, materiali e paesi: conviene partire dai fornitori più esposti

Costi ricorrenti

• Audit dei fornitori
• Strumenti di monitoraggio
• Indagini e rimedi
• Rendicontazione

Costi che si evitano

• Blocco o smaltimento della merce (potenzialmente rilevante)
• Costi di ritiro dal mercato
• Danno reputazionale
• Perdita di clienti

Errori comuni nella preparazione

“Bastano i fornitori diretti”

Problema: si verificano solo i fornitori diretti, ma il lavoro forzato si nasconde spesso al secondo o terzo livello.
Soluzione: estendere gradualmente la visibilità lungo la filiera, partendo dai materiali ad alto rischio.

“Le certificazioni risolvono tutto”

Problema: ci si affida solo alle certificazioni (SMETA, amfori BSCI) con audit superficiali.
Soluzione: le certificazioni sono utili, ma vanno integrate con il dialogo diretto con i fornitori e con l’ascolto dei lavoratori.

“Nessun ascolto dei lavoratori”

Problema: tutti i controlli sono calati dall’alto e le condizioni reali dei lavoratori restano sconosciute.
Soluzione: canali di reclamo indipendenti e questionari periodici.

“Si interviene solo dopo”

Problema: si agisce solo dopo un rilievo o un episodio.
Soluzione: controlli preventivi, monitoraggio e supporto ai fornitori.

“Al primo problema si chiude il rapporto”

Problema: davanti a un rilievo si interrompe subito il rapporto con il fornitore e i lavoratori perdono il posto.
Soluzione: privilegiare il coinvolgimento e il miglioramento; l’interruzione è l’ultima risorsa.

Esempi illustrativi per PMI manifatturiere italiane

Esempio 1 — Tessile: verifica dell’origine del cotone

• Mappatura completa della filiera del cotone
• Sostituzione dei fornitori ad alto rischio con alternative certificate
• Maggior costo dei materiali da valutare e, dove possibile, da condividere con i clienti
• Obiettivo: filiera documentata e argomento commerciale verso i clienti più attenti

Esempio 2 — Elettronica: minerali dei conflitti e lavoro forzato

• Approccio unico per minerali dei conflitti (stagno, tantalio, tungsteno, oro) e lavoro forzato
• Visibilità sui fornitori di secondo livello
• Obiettivo: superare gli audit dei clienti produttori (OEM) e tutelare i contratti in essere

Esempio 3 — Arredo: importazioni di legno e cotone

• Legno certificato FSC
• Cotone solo da fonti a basso rischio
• Obiettivo: mantenere la fiducia dei clienti europei

Esempio 4 — Metalmeccanica: merce bloccata in dogana

• Container trattenuto per sospetto di lavoro forzato
• Indagine più rapida grazie a dati di filiera già pronti in Odoo
• Lezione: la documentazione va preparata prima, non durante il controllo

Domande frequenti

Sono una piccola impresa: il regolamento mi riguarda?

Sì. Il regolamento non prevede soglie dimensionali. L’impegno può essere proporzionato alle dimensioni, ma il divieto vale per tutti. Conviene concentrarsi su fornitori e materiali ad alto rischio.

Come scopro se c’è lavoro forzato nella mia filiera?

Con tre strumenti: (1) banche dati esterne sul rischio, compresa quella della Commissione; (2) audit e visite presso i fornitori; (3) canali di ascolto dei lavoratori. Combinarli è l’approccio più efficace.

Che cosa fare se le autorità bloccano un mio prodotto?

Procedura: (1) preparare subito la documentazione; (2) collaborare all’indagine; (3) dimostrare la due diligence svolta; (4) fornire le prove sulla filiera; (5) attuare i rimedi se emergono rilievi. È consigliabile il supporto di un avvocato e di un consulente specializzato.

Posso continuare a lavorare con un fornitore sotto indagine?

In genere sì, durante il percorso di coinvolgimento e rimedio. L’interruzione è consigliata solo in presenza di rilievi gravi, mancata collaborazione e assenza di miglioramenti. La tutela dei lavoratori resta prioritaria.

Conviene un approccio unico con la direttiva CSDDD?

Sì. La direttiva sulla due diligence di sostenibilità (CSDDD) riguarda i diritti umani e l’ambiente in senso ampio e si applica solo alle grandi imprese, che però trasferiscono le richieste ai propri fornitori, PMI comprese. Il regolamento sul lavoro forzato è più specifico. Un programma unico evita duplicazioni.

Prossimi passi

Nelle prossime guide vedremo come adeguarsi al Data Act per la condivisione dei dati, come gestire gli effetti di DSA e DMA per le PMI che vendono sui marketplace e come prepararsi al CESOP (sistema elettronico centrale di informazioni sui pagamenti).

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