Esterometro abolito dal 1° luglio 2022: fattura elettronica esteri per PMI italiane

Le PMI italiane hanno esattamente sette giorni per prepararsi a uno dei cambiamenti fiscali più rilevanti del 2022. Il 30 giugno 2022 sarà la data dell’ultima Comunicazione delle operazioni transfrontaliere, meglio conosciuta come Esterometro: dal 1° luglio 2022 ogni operazione di acquisto o vendita verso fornitori e clienti esteri dovrà passare per il Sistema di Interscambio (SdI) in formato XML FatturaPA, esattamente come accade dal 2019 per le fatture B2B nazionali.

La novità non è un dettaglio tecnico per commercialisti: tocca chiunque acquisti software in abbonamento da fornitori USA, materie prime dalla Germania, servizi di consulenza da uno studio in Francia o venda prodotti a un cliente in Svizzera. Significa cambiare flusso operativo, aggiornare il software gestionale, formare la contabilità e archiviare tutto a norma per dieci anni, sostituendo una comunicazione periodica con un invio puntuale fattura per fattura, con codici documento specifici (TD17, TD18, TD19, TD20) e nuove regole sull’inversione contabile.

In questa guida pratica ti spieghiamo cosa cambia, come adeguare il tuo flusso operativo in sette giorni, quali software italiani usare e quali errori evitare per non rischiare le sanzioni dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è l’Esterometro e perché esiste fino al 30 giugno 2022

L’Esterometro nasce con il nome ufficiale di Comunicazione delle operazioni transfrontaliere, introdotto dall’art. 1, comma 3-bis, del D.Lgs. 127/2015. È una comunicazione periodica trasmessa all’Agenzia delle Entrate con cui le imprese italiane segnalano gli scambi (cessioni di beni, prestazioni di servizi, acquisti) effettuati con soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato.

Pensa a un commercialista che, ogni tre mesi, prepara un file XML con un elenco di tutte le operazioni con fornitori esteri (un software in licenza acquistato da una società irlandese, una consulenza pagata a uno studio londinese, materie prime importate dalla Cina) e lo invia al portale Fatture e Corrispettivi. Quella era, in sintesi, la routine dell’Esterometro.

L’obbligo è nato per dare all’Agenzia delle Entrate visibilità sulle operazioni che restavano fuori dal perimetro della fatturazione elettronica obbligatoria via SdI: quest’ultima, infatti, è entrata in vigore il 1° gennaio 2019 solo per le operazioni B2B e B2C tra soggetti residenti, lasciando scoperti tutti gli scambi con l’estero. L’Esterometro doveva colmare quel buco informativo.

L’evoluzione 2019-2022: da trimestrale a mensile, fino all’abolizione

Quando l’Esterometro è partito a inizio 2019, la cadenza era trimestrale: quattro invii all’anno, uno per ogni trimestre solare, da effettuare entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento (ad esempio, le operazioni di gennaio-marzo andavano comunicate entro il 30 aprile).

Nei primi mesi del 2022 il legislatore ha modificato la cadenza, rendendola mensile a partire da gennaio 2022, con scadenze a fine mese successivo. L’obiettivo dichiarato era avere dati più aggiornati a supporto dei controlli incrociati e degli alert automatici dell’Agenzia delle Entrate.

Il salto da trimestrale a mensile ha però fatto emergere un paradosso: gli operatori si lamentavano del carico amministrativo, mentre l’amministrazione fiscale aveva ormai il SdI come infrastruttura matura e collaudata, capace di processare centinaia di milioni di fatture l’anno. La conclusione logica era una sola: spostare anche le operazioni con l’estero dentro SdI e abolire la comunicazione periodica. È esattamente quello che ha fatto il Decreto Legge 73/2022, il cosiddetto Decreto Semplificazioni fiscali, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale lo scorso 21 giugno.

Decreto Legge 73/2022 “Semplificazioni fiscali”: cosa dice l’art. 12

Il Decreto Legge 21 giugno 2022, n. 73 reca “Misure urgenti in materia di semplificazioni fiscali e di rilascio del nulla osta al lavoro, Tesoreria dello Stato e ulteriori disposizioni finanziarie e sociali”. L’articolo che ci interessa è il 12, dedicato proprio alle modifiche del calendario fiscale digitale per le PMI.

L’articolo 12 dispone l’abrogazione dell’obbligo di trasmissione della Comunicazione delle operazioni transfrontaliere a partire dalle operazioni effettuate dal 1° luglio 2022. In pratica, le operazioni di gennaio-giugno 2022 (gestite mensilmente) restano da comunicare con il vecchio modello; da luglio in poi si passa al nuovo flusso via SdI.

La logica è quella della semplificazione integrata: un unico canale (SdI), un unico formato (XML FatturaPA), un’unica regola di conservazione (DPCM 3 dicembre 2013), niente più comunicazioni periodiche separate. Per la contabilità di una PMI significa anche un solo gestionale di riferimento, invece di software diversi per fattura elettronica nazionale e per esterometro.

Cosa cambia operativamente dal 1° luglio 2022

Vediamo nel concreto cosa succede dal giorno successivo all’ultimo Esterometro. Quando una PMI italiana riceve una fattura cartacea o PDF da un fornitore estero (perché il fornitore non è soggetto al SdI italiano), deve generare un documento elettronico XML FatturaPA con tipologia documento specifica e trasmetterlo al SdI, indicando come codice destinatario XXXXXXX (sette X maiuscole).

Per le cessioni verso clienti esteri, invece, l’impresa italiana emette già la propria fattura: dal 1° luglio dovrà emetterla come fattura elettronica XML FatturaPA, sempre con codice destinatario XXXXXXX, indicando il codice paese ISO del cessionario (es. “DE” per Germania, “US” per Stati Uniti, “CH” per Svizzera) e i dati anagrafici del cliente nel blocco CessionarioCommittente.

La grande differenza rispetto al passato è la tempistica fattura per fattura: niente più riepilogo trimestrale o mensile, ma un invio puntuale. Per gli acquisti, l’autofattura/integrazione va trasmessa entro il quindicesimo giorno del mese successivo a quello di ricezione del documento estero (o di effettuazione dell’operazione, per i servizi). Per le vendite, vale la regola ordinaria delle fatture elettroniche italiane (12 giorni dall’effettuazione dell’operazione per le fatture immediate).

Il nuovo flusso operativo passo per passo

Ecco il flusso operativo standard per gestire un acquisto da un fornitore estero a partire dal 1° luglio 2022:

1. Ricezione documento: arriva la fattura del fornitore estero via email, PDF, PEC o cartacea. Esempio: un canone software annuale da una società USA.
2. Classificazione operazione: identifica la tipologia documento corretta. Servizio da UE o extra-UE? TD17. Bene intracomunitario (UE)? TD18. Bene importato da extra-UE? TD19. Regolarizzazione di un’operazione non emessa? TD20.
3. Compilazione XML: dentro il gestionale crei un documento elettronico in formato XML FatturaPA con i dati del fornitore estero in CedentePrestatore, l’azienda italiana in CessionarioCommittente, l’imponibile, l’IVA con codice natura corretto (es. N6.7 per reverse charge servizi) e gli estremi della fattura originale nel blocco DatiFattureCollegate.
4. Invio al SdI: trasmetti il file XML al Sistema di Interscambio indicando come codice destinatario XXXXXXX. Il SdI restituisce ricevuta di consegna o eventuale scarto (es. errore sul codice fiscale fornitore estero).
5. Conservazione digitale: il file XML e la ricevuta SdI vanno conservati a norma DPCM 3 dicembre 2013 per 10 anni. La maggior parte dei gestionali italiani include il servizio di conservazione.

Opzionalmente, puoi inviare una copia di cortesia in PDF al fornitore estero (utile per tracciare la registrazione contabile, anche se per lui non ha valore fiscale italiano).

Le quattro tipologie documento: TD17, TD18, TD19, TD20

Capire quale codice documento usare è il primo errore che le PMI rischiano di commettere. L’Agenzia delle Entrate li ha pensati in modo “fisico”: prima distingui tra servizi e beni, poi tra UE ed extra-UE.

TD17 — Integrazione/autofattura per acquisto servizi da UE/extra-UE. Si usa quando l’azienda italiana riceve un servizio da un fornitore non residente. Esempio: un abbonamento Software-as-a-Service da una società irlandese, una consulenza legale da uno studio francese, un servizio di hosting da un provider olandese. Il TD17 sostituisce, dal 1° luglio, la vecchia procedura di integrazione cartacea per i servizi UE e l’autofattura per i servizi extra-UE.

TD18 — Integrazione per acquisto beni intracomunitari. Si applica all’acquisto di beni materiali movimentati da uno Stato UE all’Italia. Esempio: macchinari acquistati da una ditta tedesca, componenti elettronici da un fornitore polacco. Il TD18 è l’integrazione elettronica della fattura del fornitore UE e sostituisce il vecchio meccanismo cartaceo del DPR 633/72.

TD19 — Autofattura per acquisto beni extra-UE. Si usa quando un’azienda italiana acquista beni da un fornitore extra-UE che vengono già introdotti in Italia o che si trovano in un deposito IVA. Esempio: prodotti acquistati da un fornitore svizzero o americano e immagazzinati in un magazzino italiano. Attenzione: per i beni che vengono importati con bolletta doganale, la procedura è ancora quella della dichiarazione di importazione, non TD19.

TD20 — Autofattura per regolarizzazione e integrazione. Si usa per regolarizzare un’operazione di acquisto di cui non hai ricevuto fattura entro i termini (art. 6, c. 8, D.Lgs. 471/97). Esempio: hai ricevuto materiale a marzo, a luglio non hai ancora la fattura del fornitore? Emetti un TD20 e trasmettilo via SdI.

Reverse charge e codici natura IVA: cosa indicare

Il meccanismo IVA che governa quasi tutte queste operazioni è il reverse charge, disciplinato dall’art. 17, comma 2, del DPR 633/72. In pratica: il fornitore estero emette fattura senza IVA, il cliente italiano applica l’imposta italiana in autofattura/integrazione e contemporaneamente la registra a debito e a credito (operazione fiscalmente neutra ma che deve essere comunque tracciata).

Sul documento XML inviato a SdI devi indicare il codice natura corretto nel campo Natura del blocco DatiBeniServizi: ad esempio N6.7 per le prestazioni di servizi in reverse charge, N6.4 per le cessioni di rottami, N3.1 per le esportazioni non imponibili. La scelta del codice natura sbagliato è uno degli errori che fanno scattare gli alert del SdI.

Un consiglio pratico: prima di inviare il primo documento, verifica sempre nel sistema VIES (VAT Information Exchange System) la validità della partita IVA del tuo fornitore o cliente UE. Una partita IVA non valida nel VIES significa che l’operazione non è qualificabile come intracomunitaria e potresti dover applicare l’IVA italiana ordinaria.

Sei software italiani per gestire la fatturazione elettronica esteri

Sceglere il software giusto è la decisione più importante in questa migrazione. La buona notizia è che il mercato italiano è maturo: tutti i principali gestionali hanno già rilasciato (o stanno rilasciando in queste settimane) gli aggiornamenti per supportare TD17-TD18-TD19-TD20 in invio automatico via SdI. Ecco le sei soluzioni più diffuse tra le PMI.

1) Aruba Fatturazione Elettronica — Forse la più conosciuta nelle micro e piccole imprese. Pannello web semplice, supporto multi-azienda, conservazione digitale inclusa. Per gestire l’estero serve il piano Premium che integra il modulo XXXXXXX/TD17-18-19. Prezzo indicativo: €25-€69/anno per partita IVA, più moduli aggiuntivi.

2) Fatture in Cloud (TeamSystem) — Soluzione SaaS molto usata da freelance, professionisti e PMI fino a 20 dipendenti. Gestione completa fatturazione elettronica nazionale ed estero, integrazione con commercialista, app mobile. Prezzo indicativo: €4-€20/mese a seconda del piano (Standard, Premium, Premium Plus).

3) Mago.NET (Microarea, gruppo Zucchetti) — Gestionale ERP completo per PMI strutturate (10-100 dipendenti). Modulo fatturazione elettronica integrato con SdI nativo, contabilità multi-aliquota, magazzino, vendite. Adatto a chi ha già un flusso ERP consolidato. Prezzo indicativo: a partire da €1.500/anno con canone modulare.

4) Zucchetti Ad Hoc — Gestionale storico di Zucchetti per piccole imprese commerciali e di servizi. Modulo fatturazione elettronica incluso, gestione esterometro/SdI in un’unica interfaccia. Versioni Revolution (cloud) e Enterprise (on-premise). Prezzo indicativo: €600-€2.000/anno a seconda della versione e moduli.

5) Sistemi eSolver — Suite ERP modulare molto diffusa negli studi di commercialisti e nelle imprese di medie dimensioni. Gestione integrata fatturazione elettronica nazionale ed estero, conservazione digitale a norma, integrazioni bancarie. Prezzo indicativo: a partire da €1.200/anno per le configurazioni base.

6) Danea Easyfatt — Storica soluzione desktop italiana per micro e piccole imprese (commercio, artigianato, e-commerce). Estremamente economica e completa per gestione fattura elettronica, esteri inclusi. Aggiornamenti TD17-TD18-TD19 rilasciati in queste settimane. Prezzo indicativo: €99-€229/anno per il pacchetto Enterprise.

Il pricing 2022 medio per una PMI con 100-300 fatture estero/anno si attesta sui €60-€300/anno per le soluzioni SaaS pure, mentre gli ERP modulari partono da €1.000/anno.

Automazione: OCR per fatture passive ricevute via PDF e PEC

Un punto critico del nuovo flusso è la fase di registrazione: continuerai a ricevere documenti cartacei o PDF dai fornitori esteri, dovrai estrarne i dati (imponibile, IVA, numero fattura, data, partita IVA fornitore) e trasporli in un XML strutturato. Fatto a mano fattura per fattura, su volumi medi diventa un collo di bottiglia significativo.

La soluzione operativa più efficace è l’OCR (Optical Character Recognition) integrato con regole di estrazione: il software legge il PDF, riconosce i campi chiave e propone una bozza di documento elettronico pronto da validare e trasmettere a SdI. Su 100 fatture al mese, una buona pipeline OCR fa risparmiare 8-12 ore di lavoro al mese alla contabilità interna.

Approfondiamo le best practice operative per la fattura passiva intelligente nel nostro articolo dedicato all’OCR fattura intelligente, dove vediamo come configurare correttamente le regole di estrazione per i fornitori esteri più frequenti.

Conservazione digitale a norma DPCM 3 dicembre 2013

Una volta inviato il documento al SdI e ricevuta la ricevuta di consegna, il file XML originale, la ricevuta SdI e tutta la documentazione collegata devono essere conservati in modalità digitale a norma per 10 anni, secondo le regole del DPCM 3 dicembre 2013. Non è sufficiente salvare i file su Google Drive o sul NAS aziendale: serve un conservatore accreditato AgID che applichi marca temporale, firma di chiusura del pacchetto di archiviazione, riversamento periodico e indicizzazione fiscale.

Quasi tutti i gestionali italiani citati sopra includono il servizio di conservazione a norma nei loro abbonamenti, tramite accordi con conservatori accreditati (Aruba PEC, Namirial, InfoCert, Buffetti). Verifica nel tuo contratto: alcuni piani SaaS includono solo l’invio al SdI e non la conservazione, che va attivata come modulo aggiuntivo (€20-€60/anno tipicamente).

Sanzioni per mancata trasmissione: cosa rischi

Le sanzioni in caso di omissione o errori nelle nuove comunicazioni via SdI sono disciplinate dall’art. 11, comma 2-quater, D.Lgs. 471/97: €2 per ogni fattura non trasmessa, con massimo €1.000 per trimestre. Con regolarizzazione spontanea entro 15 giorni dal termine ordinario, la sanzione è ridotta a 1/3. Ulteriori riduzioni si applicano col ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/97).

Il rischio reale per le PMI non è tanto la sanzione monetaria quanto il disallineamento contabile: una operazione non trasmessa via SdI ma registrata in contabilità può generare disallineamenti con le precompilate IVA dell’Agenzia delle Entrate, alimentando alert e potenziali verifiche.

Regime forfettario: l’altra novità in arrivo dal 1° luglio

Strettamente collegato all’abolizione dell’Esterometro, dallo stesso 1° luglio 2022 entra in vigore un’altra novità rilevante: l’obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente. È una novità che non c’entra direttamente con l’estero ma che impatta lo stesso gruppo di micro e piccole imprese che sta riconfigurando il proprio gestionale in questi giorni.

In sintesi: i contribuenti che hanno aderito al regime forfettario (art. 1, commi 54-89, L. 190/2014) e che nel 2021 hanno fatturato oltre 25.000 euro dovranno emettere fattura elettronica via SdI a partire dalle operazioni di luglio 2022. Per chi sta sotto soglia, la fattura elettronica resta facoltativa per ora. Se la tua PMI lavora come fornitore di forfettari sopra soglia, da luglio riceverai le loro fatture come XML SdI e non più cartacee.

Errori comuni da evitare nei primi giorni di luglio

Dai feedback degli studi e dei consulenti che stanno gestendo la migrazione in queste settimane, emergono tre errori ricorrenti che ti consigliamo di tenere sotto controllo.

1) Saltare l’ultimo Esterometro del 30 giugno. L’abolizione vale dal 1° luglio, quindi le operazioni del II trimestre 2022 (aprile-giugno gestite mensilmente) richiedono ancora l’invio con il vecchio modello. Saltare quest’ultimo invio è uno degli errori più diffusi perché si dà per scontato che il nuovo regime sia già attivo.

2) Non aggiornare il codice destinatario a XXXXXXX. Su molti gestionali, i fornitori esteri sono stati anagrafati con codici destinatario errati o vuoti. Il valore corretto per i soggetti non stabiliti in Italia è XXXXXXX (sette X maiuscole). Lasciarlo vuoto o usare un codice italiano provoca scarto del SdI o invio errato.

3) Non formare la contabilità interna. Il passaggio da Esterometro a SdI non è solo tecnico: cambia il flusso operativo, la tempistica e la modalità di registrazione. Una formazione di 4-8 ore (anche solo via webinar del software gestionale) prima del 1° luglio fa risparmiare giorni di errori e correzioni nelle prime due settimane di luglio.

Tra gli errori minori ma fastidiosi: usare TD17 per beni anziché servizi, indicare il codice paese ISO sbagliato (es. “UK” invece di “GB” per Regno Unito), omettere gli estremi della fattura originale del fornitore nel campo DatiFattureCollegate.

Roadmap migrazione in 7 giorni

Mancano sette giorni. Ecco un calendario di lavoro realistico per arrivare al 1° luglio 2022 con tutto pronto, pensato per una PMI con 50-300 fatture estero/anno.

Giorni -7/-5 (24-26 giugno): verifica nel tuo gestionale se l’aggiornamento per TD17-18-19-20 è già stato rilasciato. In caso affermativo, installa l’update e leggi le note di rilascio. Se la versione non è ancora pronta, contatta urgentemente il supporto del software per conoscere la tempistica.

Giorni -5/-3 (26-28 giugno): rivedi l’anagrafica fornitori esteri e clienti esteri nel gestionale. Per ognuno: partita IVA estera o codice fiscale, indirizzo completo, codice paese ISO corretto, codice destinatario XXXXXXX. Esegui una verifica VIES dei principali fornitori UE.

Giorni -3/-1 (28-30 giugno): completa e trasmetti l’ultimo Esterometro per le operazioni del II trimestre 2022 entro il termine del 30 giugno. Forma la contabilità con un webinar interno o esterno sui nuovi codici documento. Crea documenti di prova (TD17, TD18) in ambiente di test del gestionale.

Giorno 0 (1° luglio): il nuovo regime è attivo. Le prime fatture passive arrivate il 1° luglio dovranno essere trattate con il nuovo flusso. Tieni a portata di mano la tabella codici natura IVA e i contatti del supporto gestionale per le prime due settimane.

Giorni +7/+14 (8-14 luglio): prima riconciliazione tra documenti inviati a SdI e registrazioni contabili. Verifica le ricevute SdI per scarti o anomalie. Procedi con eventuali regolarizzazioni entro i 15 giorni per beneficiare della riduzione sanzioni a 1/3.

Domande frequenti dalle PMI italiane

Devo trasmettere via SdI anche le fatture verso clienti USA o Svizzera? Sì. Dal 1° luglio 2022 ogni fattura emessa verso un cliente estero (UE o extra-UE) va inviata al SdI con codice destinatario XXXXXXX e codice paese ISO del cessionario. Al cliente estero invii una copia di cortesia in PDF perché lui non opera su SdI.

Le bollette doganali rientrano nel nuovo obbligo? No. Per le importazioni con dichiarazione doganale, la documentazione doganale assolve già la funzione di tracciamento e non serve TD19, che si usa solo per acquisti extra-UE di beni che non passano dalla dogana italiana.

Il commercialista può inviare al posto mio? Sì, come per la fatturazione nazionale: accede al tuo gestionale o al portale Fatture e Corrispettivi tramite delega e trasmette per tuo conto. È la prassi più diffusa nelle micro imprese.

Cosa succede se ricevo una fattura del 30 giugno il 5 luglio? Conta la data di ricezione del documento, non quella di emissione del fornitore. Va quindi gestita con il nuovo regime (TD17/18/19) e trasmessa entro il 15 agosto.

Le sanzioni sono cumulative tra trimestre e trimestre? No, il tetto di €1.000 si applica per ciascun trimestre solare. In un anno fiscale con violazioni continuative il massimo teorico è €4.000, ridotti a €1.333 con ravvedimento spontaneo.

Pronti per il 1° luglio: serve solo la decisione giusta sul software

L’abolizione dell’Esterometro è una semplificazione vera: meno comunicazioni periodiche, un solo canale (SdI), un solo formato (XML FatturaPA), una sola regola di conservazione. Ma come tutte le semplificazioni, richiede di scegliere bene gli strumenti e formare bene il team contabile. I sette giorni che ci separano dal 1° luglio 2022 sono pochi ma sufficienti, se affrontati con metodo.

Tre cose vanno fatte assolutamente entro questo fine settimana: aggiornare il software gestionale (o sceglierne uno nuovo), inviare l’ultimo Esterometro entro il 30 giugno, formare la contabilità sui codici TD17-TD18-TD19-TD20. Tutto il resto si sistema nei primi giorni di luglio con un po’ di attenzione operativa e qualche correzione mirata.

Se vuoi una valutazione concreta sul software gestionale più adatto alla tua PMI, sul flusso di automazione OCR per le fatture passive estere o sulla configurazione della conservazione digitale a norma, possiamo aiutarti a fare le scelte giuste evitando errori costosi nei primi mesi di transizione.