Workflow approvazione Odoo Sales: discount, contratti, SLA (guida 6 di 15)

Novantaquattresima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Sesta della serie Sales (15 guide). I workflow di approvazione proteggono margini, contratti e processi: discount sopra soglia, contratti >50k €, modifiche ordini, refund. PMI italiana con approval workflow strutturato vede margin erosion -15-25%, contract risk ridotto, audit compliance OK. Vediamo discount approval, multi-step gates, escalation, audit trail.

Vediamo: tipi di approvazioni, sale order con approval flow, activity-based approvals, gruppi e permessi, record rules per sicurezza, casi PMI.

Quando servono workflow di approvazione

Casi tipici PMI

• Sconti sopra soglia (es. >15%)
• Contratti grandi (>50k €)
• Termini pagamento estesi (>90gg)
• Discount per nuovi clienti (rischio)
• Refund/credit note
• Modifiche sale order confermato
• Free trial extension

Benefici workflow strutturati

• Margin protection sistemico
• Compliance audit-ready
• Risk management proattivo
• Responsabilità chiara
• SLA tracking
• Coaching opportunity

Sale order con approval state

Un sale order può richiedere approvazione prima del confirm. Lo stato passa da Draft → Pending Approval → Approved → Sale Order. Smart buttons mostrano approver assegnato, deadline, status. Vediamo un sale order in attesa approvazione:

• Status badge “Pending Approval”
• Approver assigned visibile
• Approval deadline countdown
• Reason for approval (sopra threshold)
• Chatter log decisione
• Action buttons: Approve/Reject/Request Info
• Audit trail completo

Activity-based approval workflow

Approvals lavorano via Activity system di Odoo. Quando trigger fired, sistema crea automatic activity “Approval Required” assegnata al manager. Manager vede in own activity list, decide. Lista activity pending:

• Activity di tipo “Approval”
• Assegnatario specifico (manager)
• Scadenza obbligatoria
• Riepilogo richiesta
• Quick action buttons
• Re-assign possibile
• Activity history tracked

Activity types per approval

• Discount Approval (manager)
• Contract Review (legal)
• Credit Approval (finance)
• Spec Approval (technical)
• Compliance Check (legal/risk)

Gruppi utenti e permessi

I gruppi di sicurezza Odoo definiscono CHI può approvare cosa. Setup tipico: Sales User (no approvazione), Sales Manager (fino 20% sconto), Sales Director (fino 35%), CEO (illimitato). Gruppi visibili in Settings → Users & Companies:

• Lista gruppi configurati
• Applicazione (Sales, CRM, ecc.)
• Number of users per group
• Inheritance gerarchica
• Custom groups creabili
• Group rules per approval threshold
• Audit access membership

Tier approval gerarchia tipica

• Sales Rep: max sconto 5%, max contract 10k €
• Sales Manager: max sconto 15%, max contract 50k €
• Sales Director: max sconto 25%, max contract 200k €
• VP Sales/CEO: illimitato + escalation last resort

Record Rules: sicurezza data-level

Record Rules definiscono CHE COSA ogni gruppo può vedere/modificare. Esempio: Sales Rep vede solo propri customer, Sales Manager vede tutto team, Director vede tutta azienda. UI Record Rules in Technical:

• Rule per model (sale.order)
• Domain filter visibility
• Read/Write/Create/Delete permessi
• Group assignment
• Inheritance da template
• Multi-company scope
• Audit trail modifiche

Activity types configuration

I tipi di attività sono le “tipologie” disponibili. Configurabili centralmente: To-Do, E-mail, Chiamata, Incontro, Documento, Approval Required (custom). Ogni tipo ha icona, default duration, default summary. Configurazione:

• Nome activity type
• Icona riconoscibile
• Default summary text
• Decoration type (info/warning/danger)
• Default user (es. group manager)
• Chaining next activity
• Active toggle

Custom activity types per approval

• “Discount Approval” — manager
• “Legal Review” — legal team
• “Credit Check” — finance
• “Tech Validation” — engineering
• “Final Sign-off” — director

Workflow approval setup step-by-step

Step 1 — Definisci business rules

• Quale soglia trigger approval?
• Chi è responsabile per tier?
• Qual è SLA decision?
• Cosa succede se SLA missed?

Step 2 — Crea activity types

• “Discount Approval”
• “Contract Review”
• “Credit Approval”
• Default user = manager group

Step 3 — Configura automation rules

• Trigger: sale order create/update
• Condition: discount > 15%
• Action: schedule activity “Discount Approval”
• Notify approver via email

Step 4 — Group permissions

• Sales Manager group setup
• Approval permission flag
• Record Rules per visibility

Step 5 — Test + go-live

• Quote test con discount 20%
• Verify activity created
• Manager approves
• Status updates
• Email notifications work

Multi-step gates

Sequential approval

• Step 1: Sales Manager (15-25% sconto)
• Step 2: Director (25-35% sconto)
• Step 3: CEO (>35% sconto)
• Each step blocks next
• Reject at any step kills

Parallel approval

• Legal + Finance simultaneo
• Both required prima procedere
• Time-saver for complex deals
• Track each thread independently

Conditional approval

• Sconto >20% E contratto >100k → Director
• Sconto >20% OR contratto >100k → Manager
• New customer → Credit check obbligato
• Customer existing → Credit auto-OK

Escalation chain

SLA-based escalation

• 24h no response → escalate to next level
• 48h no response → notify CEO
• 72h → auto-approve (last resort)
• Tracking SLA per approver

Out-of-office handling

• Auto-delegate to backup approver
• Vacation mode setting
• Re-assign manual possibile
• History preserved

Audit trail completo

Cosa viene tracciato

• Quando richiesta approval
• Chi approver designato
• Quando approver ha visto
• Decisione (approve/reject)
• Reason field
• Eventual re-assignment
• SLA met/missed

Reporting audit

• Pending approval count
• Avg time-to-decision
• Approval rate per approver
• Trend escalation
• SLA compliance %

Casi pratici PMI italiane

Caso 1 — Software SaaS

• Discount >25% richiede Sales VP
• Multi-year contract richiede CEO
• Trial extension richiede CS Manager
• Margin protection +18%

Caso 2 — Manifattura B2B

• Contratto >100k richiede Legal Review
• Credit check obbligato new customer
• Spec custom richiede Tech approval
• Director sign-off finale
• Risk reduction +30%

Caso 3 — Servizi consulenza

• Pricing custom richiede Partner approval
• SOW (Statement of Work) approval Legal
• T&C customizzati richiedono Legal
• Margin floor enforcement

Caso 4 — Distribuzione

• Sconto >20% richiede Regional Manager
• Credit limit override Finance
• Promo deroga marketing approval
• Compliance Italian rules

5 errori comuni approval workflow

1. Soglie troppo basse: ogni quote richiede approval → manager overloaded, delays
2. Single approver bottleneck: solo CEO può approvare → ferie blocca tutto
3. No SLA defined: approval pendente settimane, deal lost
4. No audit trail: chi ha approvato, quando, perché? Compliance issue
5. Mixed approval types: discount + credit + legal mescolati, confusione

FAQ approval workflow

Approval rallenta sales?

Si, marginalmente (1-2 giorni). Compensato da margin protection +15-25%. Trade-off positive per deal complessi/grandi. Bypass per deal sicuri (existing customer, standard pricing).

Quanti approval level?

Massimo 3 tier raccomandato. 4+ = burocrazia, deals lost. Tier semplici: Manager (medio), Director (large), CEO/Board (strategici).

Auto-approve quando?

Mai per discretional decisions (discount, contract terms). Sì per SLA expired (last resort) o per existing customer renewal standard.

Mobile approval funziona?

Sì, manager riceve push notification + approva da Odoo mobile app. Decisione veloce ovunque. Critical per CEO traveling.

Audit compliance richiede?

ISO 9001, SOX (se quotata), GDPR (per data access). Audit trail Odoo soddisfa standard. Report storico esportabile per auditor esterno.

Conclusione

Workflow approvazione strutturati proteggono PMI da margin erosion, contract risk, compliance issues. Setup 2-5 giorni con discovery business rules. ROI: margin protection +15-25% in 12 mesi. La prossima guida (7/15) coprirà sales tax e IVA italiana: configurazione aliquote, reverse charge, esportazioni.

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