Fasi della pipeline nel CRM Odoo: come progettarle su misura (guida 3 di 15)

Settantaseiesima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Terza della serie di 15 guide sul CRM Odoo. Le fasi della pipeline (la sequenza di colonne in cui avanzano le trattative) non sono una decorazione della vista kanban: rispecchiano il processo di vendita dell’azienda. Fasi ben progettate significano commerciali che sanno esattamente a che punto è ogni trattativa e una direzione che può contare su previsioni di vendita affidabili. Fasi progettate male producono una pipeline illeggibile, previsioni sbagliate e decisioni prese sui dati sbagliati. In questa guida vediamo come progettare e personalizzare le fasi della pipeline Odoo sul processo specifico della tua PMI.

Gli argomenti: che cos’è una fase, criteri per progettarle bene, esempi per settore, configurazione tecnica, probabilità di chiusura, criteri di passaggio tra fasi, automazioni al cambio di fase, esempi pratici.

Che cos’è una fase

Definizione

• Un momento del processo di vendita
• Lo stato attuale dell’opportunità
• I criteri per passare alla fase successiva
• La probabilità di chiusura tipica in quel momento
• Il responsabile e le azioni attese in quella fase

Fasi predefinite di Odoo

• Nuovo (New): contatto appena arrivato
• Qualificato (Qualified): potenziale cliente qualificato, ad esempio con il metodo BANT (budget, autorità decisionale, bisogno, tempistica)
• Proposta (Proposition): offerta inviata
• Vinto (Won): trattativa chiusa positivamente

Le trattative perse non hanno una fase dedicata: in Odoo si segnano come “perse” indicando il motivo, e vengono archiviate.

Fasi aggiuntive frequenti

• Contattato: primo contatto avvenuto
• Analisi dei bisogni: colloquio di approfondimento svolto
• Dimostrazione: prodotto o soluzione presentati
• Negoziazione: discussione su prezzo e condizioni
• Contratto: revisione contrattuale in corso

Pipeline personalizzata: vista d’insieme

Una pipeline ben progettata mostra le trattative in un flusso logico. Ogni colonna riporta il numero di opportunità e il valore complessivo: i commerciali capiscono dove concentrarsi e la direzione valuta lo stato di salute della pipeline a colpo d’occhio.

• Fasi in sequenza logica
• Numero di opportunità e ricavo atteso per fase
• Priorità (stelle) e colori per evidenziare le trattative
• Avanzamento con trascinamento delle schede
• Filtri rapidi per team o commerciale
• Ordinamento per priorità, scadenza o valore

Fase 1: Nuovo / Qualificato — la parte alta dell’imbuto

Nelle prime fasi avviene la qualificazione: arrivano i contatti recenti, si fa una prima valutazione e il primo contatto. I volumi sono di solito alti e la percentuale di passaggio alla fase successiva è un indicatore chiave.

• Responsabile: chi si occupa della prima qualificazione (nelle strutture più grandi un SDR, addetto allo sviluppo commerciale)
• Azione attesa: qualificazione (ad esempio BANT)
• Probabilità indicativa: bassa
• Permanenza obiettivo nella fase, ad esempio: 3-7 giorni
• Criteri chiari per scartare il contatto

Fase 2: Analisi dei bisogni — la parte centrale

Qui si capisce davvero di cosa ha bisogno il cliente: domande aperte, individuazione dei problemi, mappatura delle persone coinvolte nella decisione, verifica della reale compatibilità. È una fase decisiva: qui si costruiscono le trattative vincenti e si scartano i contatti poco promettenti.

• Responsabile: il commerciale che segue la trattativa (account executive)
• Azione attesa: colloquio o incontro di approfondimento
• Stima dell’impatto economico del problema del cliente
• Mappatura dei decisori e degli influenzatori
• Probabilità indicativa: medio-bassa
• Permanenza obiettivo, ad esempio: 7-21 giorni

Fase 3: Proposta — la parte bassa dell’imbuto

La proposta tecnica e commerciale è stata inviata e il cliente la sta valutando. Contano un follow-up (ricontatto) sistematico e una buona gestione delle obiezioni; rispondere rapidamente alle domande del cliente aiuta a mantenere viva la trattativa.

• Responsabile: account executive
• Azione attesa: ricontatto e risposta alle obiezioni
• Probabilità indicativa: media
• Permanenza obiettivo, ad esempio: 10-30 giorni
• Preventivo collegato e visibile sull’opportunità
• Data prevista di decisione confermata

Fase 4: Negoziazione — prima della chiusura

Si definiscono prezzo finale, condizioni contrattuali e di pagamento. È una fase delicata: può accelerare la chiusura o far saltare la trattativa. Approvazione degli sconti, revisione legale e coinvolgimento della direzione sono passaggi ricorrenti.

• Responsabile: account executive con il responsabile commerciale
• Azione attesa: negoziazione e chiusura
• Probabilità indicativa: alta
• Permanenza obiettivo, ad esempio: 5-15 giorni
• Tracciamento degli sconti concessi
• Documento con le condizioni contrattuali

Criteri per progettare bene le fasi

Quante fasi

• Minimo: 3 (Nuovo, In lavorazione, Vinto)
• Ideale per una PMI: 4-6 fasi
• Massimo consigliato: circa 8; oltre, la pipeline diventa troppo frammentata
• Più fasi significano più lavoro di aggiornamento per i commerciali

Criteri espliciti per ogni fase

• Che cosa deve essere vero perché un’opportunità stia in quella fase
• Criteri scritti e consultabili da tutti
• Domande di verifica chiare per il passaggio di fase
• Condizioni di “fase completata” definite

Come dare i nomi

• Nomi che descrivono un risultato raggiunto (es. “Analisi completata”)
• Meglio descrivere cosa è successo dal punto di vista del cliente che cosa ha fatto il venditore
• Coerenza in tutta la pipeline
• Comprensibili a tutto il team commerciale

Probabilità realistiche

• Basate sui tassi di conversione storici reali
• Riviste periodicamente in base agli esiti
• Eventualmente diverse per segmento di clientela
• Usate per la previsione ponderata (valore × probabilità)

Configurazione tecnica delle fasi

Percorso

• CRM → Configurazione → Fasi (oppure direttamente dalla vista kanban, aggiungendo o modificando una colonna)
• Modifica delle fasi esistenti o creazione di nuove
• Riordino con trascinamento
• Fasi specifiche per team di vendita possibili

Campi di configurazione

• Nome: identificativo della fase
• Sequenza: ordine nella pipeline (gestito con il trascinamento)
• Fase vinta: indica che le opportunità in questa fase sono chiuse positivamente
• Ripiegata nella pipeline: colonna compressa per impostazione predefinita
• Team di vendita: fase riservata a uno o più team oppure comune a tutti
• Requisiti: testo descrittivo mostrato come suggerimento sul nome della fase; non rende obbligatori dei campi (per vincoli veri servono regole di automazione o personalizzazioni)

Nota: nelle versioni recenti di Odoo la fase non ha un campo “probabilità” da impostare a mano. La probabilità dell’opportunità è calcolata dal punteggio predittivo dei lead (in base alla fase e ad altri dati storici, configurabili nelle impostazioni del CRM) e può essere modificata manualmente sulla singola opportunità.

Fasi ripiegate

• Colonne compresse nella vista kanban
• Utili per fasi finali o poco consultate
• Un clic per espanderle
• Mantengono la pipeline visivamente ordinata

Esempi di fasi per settore

Software B2B in abbonamento (SaaS)

• Nuovo → Qualificato → Dimostrazione → Proposta → Approvazione acquisti → Vinto
• 6 fasi
• La dimostrazione è il passaggio decisivo
• La fase “Approvazione acquisti” serve con i grandi clienti

Manifattura B2B (ciclo lungo)

• Nuovo → Qualificato → Specifiche tecniche → Preventivo → Campionatura → Negoziazione → Contratto → Vinto
• 8 fasi per un processo complesso
• La campionatura (prova del cliente) è decisiva
• Revisione legale del contratto

Servizi professionali

• Nuovo → Analisi dei bisogni → Proposta → Negoziazione → Vinto
• 5 fasi, processo più snello
• Analisi dei bisogni con molto contatto diretto
• La proposta include il perimetro delle attività

E-commerce B2B

• Nuovo → Ordine campione → Primo ordine → Cliente abituale
• 4 fasi leggere
• L’ordine campione è la porta d’ingresso
• Volumi alti, l’automazione è fondamentale

Automazioni al cambio di fase

Azioni automatiche

• Email automatica al passaggio di fase
• Creazione di un’attività (ad esempio una telefonata di follow-up)
• Notifica al team tramite Discussione o integrazioni con strumenti esterni
• Generazione di documenti da modello

Si configurano con le regole di automazione (modalità sviluppatore, disponibili anche in Community); Studio, in Enterprise, ne semplifica la creazione.

Solleciti basati sul tempo

• Opportunità ferma in una fase da più di X giorni: avviso al responsabile
• Riassegnazione se la trattativa è bloccata
• Segnalazione per la chiusura come persa dopo Y giorni di inattività

Probabilità

• Ricalcolo automatico al cambio di fase tramite il punteggio predittivo
• Modifica manuale possibile
• Usata per la previsione ponderata

Errori comuni nella progettazione delle fasi

“Troppe fasi”

Problema: 12 fasi, commerciali confusi, troppo tempo speso ad aggiornarle.
Soluzione: al massimo 6-7 fasi; i dettagli si gestiscono con etichette o campi aggiuntivi.

“Fasi senza criteri”

Problema: ogni commerciale le interpreta a modo suo, dati incoerenti.
Soluzione: criteri scritti, formazione e sessioni periodiche di allineamento.

“Probabilità irrealistiche”

Problema: tutte le opportunità date per quasi certe, previsioni sbagliate.
Soluzione: tarare le probabilità sui dati storici e rivederle periodicamente.

“Fasi saltate”

Problema: trattative che passano direttamente da Analisi a Vinto senza proposta.
Soluzione: regole di avanzamento condivise, controlli con regole di automazione, gestione esplicita delle eccezioni.

“Fasi mai aggiornate”

Problema: pipeline configurata anni fa, mentre il processo è cambiato.
Soluzione: revisione annuale di fasi e criteri.

Esempi illustrativi

Esempio 1 — Software: 6 fasi standard

• Nuovo, Qualificato, Dimostrazione, Proposta, Approvazione acquisti, Vinto
• Tassi di passaggio misurati per ogni fase
• Miglioramento continuo sui punti di abbandono
• Previsioni più affidabili grazie a criteri condivisi

Esempio 2 — Industria: 8 fasi tecniche

• Include revisione delle specifiche e prova del campione
• Criteri di passaggio rigorosi
• Ciclo di vendita di diversi mesi
• Visibilità su dove le trattative si fermano

Esempio 3 — Consulenza: 5 fasi centrate sull’analisi

• Fase di analisi dei bisogni più lunga
• Più incontri prima della proposta
• Proposte molto personalizzate
• Meno proposte inviate a clienti non pronti

Esempio 4 — E-commerce B2B: 4 fasi orientate ai volumi

• Fasi essenziali
• Uso esteso delle automazioni
• Monitoraggio del passaggio da ordine campione a primo ordine
• Monitoraggio dei clienti che riordinano

Domande frequenti

Posso avere fasi diverse per ogni team?

Sì, ogni fase può essere associata a uno o più team di vendita. È utile per separare contatti in entrata e in uscita, B2B e B2C, linee di prodotto diverse. Si imposta con il campo “Team di vendita” nella configurazione della fase.

Cosa succede alle opportunità se elimino una fase?

Odoo non consente di eliminare una fase che contiene ancora opportunità (anche archiviate). Prima occorre spostare le opportunità in un’altra fase, poi si può eliminare o archiviare quella vecchia. Lo storico dei cambi di fase resta nel registro delle singole opportunità.

Quanto dovrebbe durare ogni fase?

Dipende dal ciclo di vendita. Con un ciclo di 30 giorni, indicativamente pochi giorni per fase; con un ciclo di 6 mesi, alcune settimane per fase. L’importante è documentare un tempo obiettivo e misurarlo.

Che differenza c’è tra probabilità della fase e probabilità dell’opportunità?

In Odoo la probabilità è un dato dell’opportunità: viene proposta automaticamente dal punteggio predittivo, che considera la fase e gli altri criteri attivati nelle impostazioni, e il commerciale può modificarla a mano. È il valore usato per la previsione ponderata.

Le fasi coincidono con i sotto-stati?

No. Le fasi sono i passaggi principali; i sotto-stati sono dettagli interni a una fase (ad esempio “Dimostrazione fissata” e “Dimostrazione svolta” nella fase Dimostrazione). Per i sotto-stati si usano etichette o un campo personalizzato.

Prossimi passi

Nella prossima guida (4/15 della serie CRM) vedremo l’acquisizione automatica dei contatti: moduli web sul sito aziendale, creazione dei lead dalle email in arrivo, importazione da file CSV e integrazione con gli strumenti di marketing.

Vuoi una pipeline CRM costruita sul processo di vendita della tua PMI?
I consulenti certificati Odoo di BrentaSoft aiutano le PMI a progettare le fasi della pipeline sul loro processo reale, a tarare le probabilità, a impostare le automazioni e a formare il team commerciale.
Prenota una call conoscitiva oppure prova la nostra demo Odoo 19 online. Oppure prova Odoo direttamente su odoo.com (link referral BrentaSoft).