Novantesima guida operativa su Odoo 19 per le PMI italiane, seconda della serie Vendite (15 guide). I modelli di preventivo (quotation templates) riducono molto il tempo necessario per preparare un’offerta standard: le righe, le condizioni e la validità sono già impostate e il commerciale deve solo adattarle. Vediamo come strutturare modelli per servizi, progetti e prodotti, come gestire prodotti opzionali, alternative, validità, margine per riga e listini abbinati.
Gli argomenti: configurazione dei listini, strategia dei modelli, prodotti opzionali, preventivi alternativi, validità automatica, margine per riga, esempi per PMI.
Perché usare i modelli di preventivo
Il problema senza modelli
- Il commerciale ricrea ogni preventivo da zero
- Prezzi non coerenti tra venditori
- Termini e condizioni diversi da un’offerta all’altra
- Errori di calcolo
- Tempi lunghi per ogni preventivo
I vantaggi con i modelli
- Preventivo pronto in pochi minuti
- Prezzi coerenti tra i venditori
- Termini standardizzati
- Margini più protetti
- Offerte più chiare e professionali per il cliente
Listini: le fondamenta dei modelli
Prima dei modelli servono listini ben strutturati (in Odoo si attivano da Impostazioni → Vendite → Listini). La vista elenco mostra tutti i listini attivi: standard in euro, sconto B2B, premium per i clienti principali, promozioni stagionali. A ogni cliente si assegna un listino predefinito, che viene applicato automaticamente ai suoi preventivi:
- Standard in euro (predefinito)
- Sconti per gruppi di clienti
- Stagionali (Natale, Black Friday)
- Geografici (Benelux, estero)
- A scaglioni di quantità
- Specifici per un singolo cliente
Strategia tipica dei listini in una PMI
- Al massimo 3-5 listini (oltre si perde il controllo)
- Struttura a cascata: standard → B2B → premium
- Promozioni a tempo con data di inizio e fine
- Valuta dedicata per i mercati esteri
Dettaglio del listino: le regole di prezzo
Aprendo un listino si vedono le sue regole: prodotti coperti, percentuali di sconto, formule, base di calcolo e date di validità. Ad esempio, un listino “Natale” può applicare uno sconto del 20% su un’intera categoria di prodotti per il periodo dicembre-gennaio:
- Applicazione: prodotto, variante, categoria o tutti i prodotti
- Tipo di calcolo: prezzo fisso, sconto o formula
- Base: prezzo di vendita, costo o altro listino
- Validità: data di inizio e fine
- Quantità minima
- Conversione di valuta
- Priorità tra le regole
Tipi di calcolo
- Prezzo fisso: un prezzo specifico
- Sconto: percentuale sul prezzo di base
- Formula: calcoli più articolati (ad esempio costo + 20% di ricarico, arrotondato a ,99)
Struttura di un modello di preventivo
Un modello configurato contiene: righe di prodotto predefinite, termini di pagamento, giorni di validità, prodotti opzionali suggeriti, note e condizioni. Il listino deriva invece dal cliente. Quando il commerciale crea un nuovo preventivo e sceglie il modello, tutto si compila in un paio di clic. Ecco un preventivo generato da un modello:
- Intestazione con il modello scelto in evidenza
- Righe d’ordine già compilate
- Listino applicato in base al cliente
- Termini di pagamento predefiniti
- Data di scadenza calcolata (ad esempio 30 giorni)
- Sezione dei prodotti opzionali
- Sezione termini e condizioni
- Possibilità di modifiche rapide
Modelli tipici in una PMI
- Consulenza standard: 5-8 ore di analisi e relazione finale
- Progetto medio: configurazione, sviluppo e formazione
- Prodotto base: articolo di catalogo con accessori opzionali
- Servizio ricorrente: mensile o annuale
- Contratto di manutenzione: livelli di servizio base o premium
Prodotti opzionali: proporre senza forzare
I prodotti opzionali sono articoli suggeriti nel preventivo che il cliente può aggiungere con un clic dal portale clienti. Esempio tipico: un server con il servizio di backup proposto come aggiunta. Aiutano a far conoscere l’offerta completa senza insistenze e si configurano direttamente nel modello:
- Aggiunte naturali (backup, estensione di garanzia)
- Versione superiore del prodotto
- Servizi accessori (formazione, installazione)
- Proposte di pacchetto
- Quantità aggiuntive
Buone pratiche per gli opzionali
- Al massimo 3-5 opzionali per preventivo, per non disorientare il cliente
- Prezzo chiaro e separato
- Descrizione del beneficio
- Aggiunta con un clic dal portale
- Monitoraggio di quali opzionali vengono scelti
Preventivi alternativi
Presentare al cliente due o tre opzioni (base, standard, premium) lo aiuta a scegliere quella più adatta. In Odoo si ottiene preparando più preventivi collegati alla stessa opportunità del CRM, oppure inserendo le varianti come prodotti opzionali o sezioni del preventivo; il cliente sceglie e conferma online. È una strategia utile soprattutto per le trattative complesse:
- Preventivo principale
- Opzioni alternative ben distinte
- Prezzi differenziati
- Confronto chiaro delle caratteristiche
- Scelta in autonomia da parte del cliente
- Decisione più semplice per il cliente
La classica strategia a tre livelli
- Base: punto d’ingresso a prezzo contenuto
- Standard: l’opzione equilibrata, quella da proporre come riferimento
- Premium: offerta completa, che fa da riferimento alto
In genere l’opzione intermedia è quella che raccoglie più scelte, perché le altre due ne mettono in risalto l’equilibrio tra prezzo e contenuto (il cosiddetto effetto ancoraggio).
Validità automatica
Impostare la validità
- Durata predefinita per modello (30, 45 o 60 giorni)
- Modificabile sul singolo preventivo
- Data di scadenza visibile sul documento
- Promemoria prima della scadenza, tramite regole di automazione
- Annullamento dopo la scadenza (opzionale, sempre tramite automazione)
Buone pratiche sulla validità
- B2B standard: 30 giorni
- Prodotti a prezzo volatile (materie prime): 7-15 giorni
- Progetti complessi: 60-90 giorni
- Promozioni: data fissa (ad esempio 31 dicembre)
Margine per riga
Con la funzione Margini attiva, il commerciale vede in tempo reale il margine assoluto e percentuale di ogni riga del preventivo e del totale. Così può valutare se uno sconto richiesto è sostenibile mentre tratta. Si attiva da Impostazioni → Vendite → Margini e si basa sul costo del prodotto:
- Margine percentuale per riga
- Margine in euro per riga
- Margine totale del preventivo
- Costo di base visibile
- Effetto immediato degli sconti sul margine
- Evidenziazione dei margini negativi (personalizzabile)
- Approvazione sotto una soglia di margine (con personalizzazione o Studio)
Esempio di regole di approvazione legate al margine
Il controllo non è nativo nel modulo Vendite: va realizzato con una personalizzazione o con le regole di approvazione di Studio (Enterprise). Un esempio di soglie:
- Margine sopra il 30%: decide il commerciale
- Margine tra 15% e 30%: approva il responsabile vendite
- Margine sotto il 15%: approva la direzione
- Margine negativo: approva la direzione amministrativa
Flusso operativo con i modelli
- Il commerciale crea un nuovo preventivo
- Sceglie il cliente (il listino si applica da solo)
- Seleziona il modello (ad esempio “Consulenza standard”)
- Le righe d’ordine si compilano automaticamente
- Adatta quantità, sconti e opzionali
- Controlla il margine in tempo reale
- Prepara eventuali alternative
- Invia al cliente tramite portale
- Il cliente firma e sceglie online
- Alla conferma partono consegna e fatturazione
Configurazione dei modelli passo per passo
Passo 1 — Apri le impostazioni delle Vendite
- Attiva “Modelli di preventivo”
- Attiva “Costruttore di preventivi” (Quotation Builder), se vuoi pagine descrittive ricche nel portale
- Imposta la validità predefinita dei preventivi
- Attiva “Margini”
Passo 2 — Crea il modello
- Nome chiaro (ad esempio “Consulenza 8 ore standard”)
- Giorni di validità predefiniti
- Note e condizioni predefinite
- Righe d’ordine precompilate
Passo 3 — Aggiungi gli opzionali
- Prodotti aggiuntivi pertinenti
- Quantità predefinita
- Prezzo separato
Passo 4 — Prova il modello
- Crea un preventivo di prova
- Verifica la compilazione automatica
- Controlla totali e IVA
- Invialo a un indirizzo email di prova
Esempi illustrativi per PMI italiane
Esempio 1 — Consulenza informatica
- 3 modelli: analisi, sviluppo, manutenzione
- Opzionali: formazione, messa in produzione, assistenza
- Alternative: pacchetti da 4, 8 o 16 ore
- Preventivi pronti in pochi minuti invece che da comporre ogni volta
Esempio 2 — Manifattura B2B
- Un modello per ogni categoria di prodotto
- Opzionali: garanzia estesa, installazione, formazione
- Margine per riga sempre visibile
- Approvazione interna sotto soglia
- Sconti concessi in modo più consapevole
Esempio 3 — Software in abbonamento
- Tre alternative (Base, Pro, Enterprise)
- Opzionali: integrazioni, assistenza
- Validità breve, 14 giorni, per stimolare la decisione
- Scelta in autonomia dal portale
Esempio 4 — Servizi professionali
- Un modello per ogni area di attività
- Listini differenziati per cliente
- Controllo del margine sulle ore
- Anche i preventivi complessi si preparano in tempi brevi
5 errori comuni con i modelli di preventivo
- Troppi modelli: con 20 o più modelli il commerciale si confonde e finisce per usarne solo tre
- Opzionali poco pertinenti: aggiunte sempre uguali che nessuno sceglie
- Validità irrealistica: 90 giorni su un preventivo semplice tolgono ogni urgenza
- Margine nascosto: il commerciale concede sconti eccessivi ed erode la redditività
- Listini confusi: regole sovrapposte e prezzi imprevedibili
Domande frequenti sui modelli di preventivo
Quanti modelli servono?
In una PMI tipica bastano 5-10 modelli attivi, che coprono la maggior parte dei preventivi ricorrenti; i casi particolari si preparano a mano. Averne di più crea confusione nel team commerciale.
Si possono creare modelli per un singolo cliente?
Sì: per un cliente importante si può predisporre un modello con le sue condizioni e un listino dedicato. Sono casi rari, ma utili con i grandi clienti.
I preventivi alternativi valgono la pena?
Sì, soprattutto per le trattative di valore più alto. Lo sforzo è concentrato all’inizio, quando si preparano le opzioni, e il cliente apprezza la possibilità di scegliere.
Mostrare il margine rallenta i commerciali?
No, anzi accelera le decisioni: il commerciale capisce subito se lo sconto richiesto è sostenibile ed evita di coinvolgere il responsabile quando non serve.
Più listini complicano la gestione?
La configurazione iniziale richiede attenzione, la gestione quotidiana no: il cliente è associato al suo listino, che si applica automaticamente. Il commerciale non deve sceglierlo ogni volta.
Conclusione
I modelli di preventivo trasformano la preparazione delle offerte da lavoro artigianale a processo organizzato: preventivi più rapidi, prezzi coerenti, margini sotto controllo e offerte più chiare grazie a opzionali e alternative. La configurazione richiede poco tempo rispetto al lavoro che fa risparmiare. La prossima guida (3 di 15) sarà dedicata al portale clienti: il cliente consulta, firma e paga i preventivi online in autonomia.
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