Ottantaduesima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Nona della serie di 15 guide sul CRM Odoo. Nella vendita tra aziende (B2B) il preventivo è il documento decisivo: un buon preventivo riassume valore, prezzo e condizioni in poche pagine convincenti. Generato dal CRM invece che in Word, il preventivo ha dati coerenti, impaginazione professionale, solleciti pianificati e conversioni misurabili. In questa guida vediamo come generare i preventivi dal CRM Odoo, dalla creazione alla conferma, chiudendo il ciclo CRM → vendita → ordine.
Vediamo: il passaggio da opportunità a preventivo, la configurazione dei prodotti, listini e sconti, l’invio con firma elettronica, la conversione in ordine di vendita ed esempi illustrativi per PMI italiane.
Dall’opportunità al preventivo
Creazione diretta
- Dall’opportunità: pulsante “Nuovo preventivo”
- Cliente già compilato
- Team di vendita ereditato dall’opportunità
- Listino del cliente applicato automaticamente (con la relativa valuta)
- Riferimento all’opportunità di origine registrato
Più preventivi per la stessa opportunità
- Un’opportunità può avere più preventivi
- Versioni successive naturali (offerta 1, offerta 2)
- Confronto tra le alternative
- Il cliente può scegliere la variante preferita
Collegamento nei due sensi
- Il preventivo conosce l’opportunità di origine
- L’opportunità mostra i preventivi e gli ordini collegati
- L’importo dei preventivi è visibile dalla scheda dell’opportunità
- Se l’opportunità viene persa, conviene annullare i preventivi rimasti aperti
Creazione del preventivo
Dall’opportunità si clicca “Nuovo preventivo”: il sistema apre il modulo già compilato con cliente, team di vendita e listino. Il venditore aggiunge prodotti, quantità ed eventuali sconti.:
- Cliente preimpostato
- Team di vendita e venditore
- Data di scadenza (es. 30 giorni)
- Termini di pagamento (es. 30 giorni data fattura)
- Listino applicabile
- Valuta coerente con il listino
- Numerazione automatica
Configurazione dei prodotti
I prodotti si aggiungono con quantità, descrizione modificabile e prezzo. Per i prodotti con varianti o attributi è disponibile il configuratore guidato. Prodotti, kit e servizi possono stare nello stesso preventivo:
- Aggiunta delle righe prodotto
- Quantità e unità di misura
- Descrizione modificabile
- Prodotti opzionali proposti al cliente
- Kit (con distinta base di tipo kit, se si usa la produzione)
- Sezioni e note per organizzare il documento
- Imposte calcolate automaticamente
Listini, prezzi e sconti
Il prezzo arriva dal listino; lo sconto si applica riga per riga o sull’intero documento. Il margine è visibile al venditore se l’impostazione “Margini” è attiva e se è autorizzato. Odoo non prevede di serie un’approvazione degli sconti oltre soglia: si realizza con l’app Approvazioni (Enterprise), con regole di automazione o con una piccola personalizzazione:
- Prezzi da listino
- Prezzi specifici per cliente
- Sconti a scaglioni di quantità
- Sconto manuale riga per riga
- Sconto globale sul documento
- Calcolo del margine (costo rispetto al prezzo)
- Approvazione oltre soglia (da configurare)
Impostazione tipica dei listini
- Listino pubblico (prezzo di catalogo)
- Listino rivenditori (es. -15%)
- Listino a scaglioni di quantità
- Prezzi concordati per singolo cliente
- Listino promozionale con date di validità
Invio del preventivo e firma elettronica
Quando il preventivo è pronto si clicca “Invia per email”: il modello di email è già predisposto e il PDF viene allegato. Il cliente riceve il link al preventivo online sul portale, dove può firmare con firma elettronica semplice e, se configurato, pagare un acconto o l’intero importo:
- Modello di email personalizzabile
- PDF allegato automaticamente
- Link al preventivo sul portale clienti
- Firma online integrata nel modulo Vendite
- Pagamento online facoltativo
- Notifica nel registro quando il cliente apre il preventivo
- Solleciti se non firmato (da impostare con un’automazione)
Conferma del preventivo e ordine di vendita
Il cliente firma o clicca “Accetta” online e il preventivo diventa un ordine di vendita confermato. Da qui partono, secondo la configurazione, i processi successivi: spedizione, ordine di produzione (con rotte su ordine) e fattura secondo la politica di fatturazione del prodotto.:
- Accettazione del cliente → stato “Ordine di vendita”
- Opportunità segnata come vinta (manualmente o con un’automazione)
- Ordine di vendita creato
- Avvio dei processi a valle (magazzino, produzione, fatturazione)
- Conferma inviata al cliente
- Attività interne generate
- Report aggiornati
Modelli di preventivo per le offerte ricorrenti
Definizione del modello
- Preventivo predefinito per gli scenari più comuni
- Prodotti e quantità predefiniti
- Termini e condizioni standard
- Applicazione con un clic
- Personalizzazione caso per caso
Usi tipici
- Abbonamenti mensili o annuali (app Abbonamenti, Enterprise)
- Pacchetti di servizi standard
- Kit promozionali
- Rinnovi
- Proposte di vendita aggiuntiva (upsell)
Analisi dei preventivi
Metriche per singolo preventivo
- Tempo di invio (creazione → invio)
- Tempo di apertura (invio → visualizzazione)
- Tempo di firma (invio → conferma)
- Sconto applicato rispetto all’obiettivo
- Esito: vinto o perso
Metriche aggregate
- Tasso di conversione per modello di preventivo
- Sconto medio per segmento
- Durata media del ciclo
- Risultati per venditore
- Prodotti più presenti nelle trattative vinte
Spunti di miglioramento
- Modelli che funzionano meglio
- Livello di sconto nelle trattative vinte
- Andamento ricorrente delle negoziazioni
- Segnali di esitazione del cliente
Automazioni sui preventivi
Le automazioni seguenti si costruiscono con le regole di automazione di Odoo (disponibili anche in Community dalla versione 17) o con le sequenze di attività.
Bozza automatica a una certa fase
- L’opportunità passa alla fase “Proposta”
- Viene creata una bozza di preventivo
- Dati precompilati dall’opportunità
- Il venditore rivede e corregge
Solleciti
- Preventivo inviato: promemoria dopo 3, 7 e 14 giorni
- Email diversa a ogni contatto
- Attività aggiornate automaticamente
- Coinvolgimento del responsabile dopo 21 giorni
Gestione della scadenza
- Validità predefinita di 30 giorni (impostabile)
- Oltre la scadenza il cliente non può più accettare online
- Eventuale nuovo preventivo con nuova validità
- Motivo di perdita se scade senza seguito
Errori comuni sui preventivi
“Preventivi in Word o Excel”
Problema: nessun legame con il CRM, tutto tracciato a mano.
Soluzione: preventivi sempre in Odoo, con modelli grafici aziendali e automazioni.
“Sconti senza approvazione”
Problema: i venditori scontano liberamente e il margine si riduce.
Soluzione: approvazione a soglie e monitoraggio dei margini.
“Nessun sollecito”
Problema: si invia il preventivo e si spera.
Soluzione: solleciti automatici più contatti personali pianificati.
“Modelli obsoleti”
Problema: modelli di due anni fa, non più allineati all’immagine aziendale.
Soluzione: revisione trimestrale dei modelli.
“Nessuna firma elettronica”
Problema: il cliente deve stampare, firmare e scansionare.
Soluzione: firma online e accettazione con un clic.
Esempi illustrativi per PMI italiane
Esempio 1 — Software in abbonamento: preventivi rapidi
- Pochi modelli che coprono la maggior parte degli scenari
- Preventivo pronto in pochi minuti
- Firma elettronica come standard
- Tasso di conversione monitorato per modello
Esempio 2 — Manifattura: configuratore complesso
- Configuratore di prodotto con varianti
- Regole di prezzo dedicate
- Kit composti da più componenti
- Controllo rigoroso del margine
Esempio 3 — Servizi: pacchetti predefiniti
- Modelli per diverse dimensioni di pacchetto
- Servizi aggiuntivi proposti come opzionali
- Sconti a scaglioni
- Rinnovi automatizzati
Esempio 4 — Commercio elettronico B2B: richieste in autonomia
- Richiesta di preventivo dal portale clienti
- Preventivo automatico per gli articoli standard
- Preventivo personalizzato solo per i casi particolari
- Prezzi a scaglioni applicati automaticamente
Domande frequenti
Quanto tempo serve per preparare un preventivo?
Con un modello pochi minuti, con configurazioni su misura anche un’ora. Rispondere in fretta è un vantaggio competitivo.
La firma elettronica è valida in Italia?
Sì. La firma online del portale Odoo è una firma elettronica semplice (FES): è ammessa e il giudice ne valuta liberamente il valore probatorio (art. 20 del CAD). Per molti contratti B2B è sufficiente; per i contratti che richiedono la forma scritta a pena di nullità (es. art. 1350 c.c.) serve una firma elettronica qualificata o digitale, oppure una firma avanzata (FEA) dove ammessa. L’app Odoo Sign, per flussi di firma più strutturati, è inclusa nella versione Enterprise.
Posso fare preventivi in valute diverse?
Sì, la multivaluta è nativa: si usano listini per valuta e i tassi di cambio possono essere aggiornati automaticamente. Il margine è calcolato nella valuta aziendale.
Quale validità dare ai preventivi?
Trenta giorni è un valore tipico; per le vendite B2B con cicli lunghi spesso 60-90 giorni. Se serve, si rinnova con una nuova validità.
Quanto conta l’approvazione degli sconti?
È fondamentale per proteggere i margini. Un’impostazione a soglie è un buon punto di partenza, ad esempio: fino al 10% libero, 10-20% approva il responsabile commerciale, oltre il 20% la direzione.
Prossimi passi
Nella prossima guida (10 di 15 della serie CRM) vedremo report e analisi del CRM: cruscotti commerciali, analisi delle trattative vinte e perse, analisi della pipeline, velocità di vendita e cruscotto dei KPI per la direzione.
Vuoi preventivi più rapidi e controllati nella tua PMI?
I consulenti certificati Odoo di BrentaSoft aiutano le PMI a impostare il flusso dei preventivi nel CRM Odoo: modelli, configuratore, firma elettronica, automazioni e analisi.
Prenota una call conoscitiva oppure prova la nostra demo Odoo 19 online. Oppure prova Odoo direttamente su odoo.com (link referral BrentaSoft).
Vuoi una soluzione su misura per la tua azienda?
Brentasoft sviluppa gestionali, CRM e software personalizzati per PMI italiane. Parliamo del tuo progetto.
