Novantunesima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Terza della serie Vendite (15 guide). Con il portale clienti il cliente B2B consulta, firma e paga preventivi, ordini e fatture in autonomia: preventivi accettati prima, incassi più puntuali, meno lavoro amministrativo per i commerciali. Vediamo la pagina iniziale del portale, la gestione dei documenti, la firma online, il pagamento e i messaggi collegati ai documenti.
Vediamo: che cos’è il portale clienti, la pagina iniziale del cliente, preventivi, ordini e fatture, firma online, pagamento integrato, comunicazione nel documento, esempi illustrativi.
Portale clienti: che cos’è e a cosa serve
Che cos’è
- Area riservata per i clienti
- Accesso con credenziali personali (oppure tramite link sicuro inviato via email)
- Consultazione autonoma di preventivi, ordini e fatture
- Firma e pagamento online integrati
- Canale di comunicazione con l’ufficio commerciale
Perché è utile a una PMI italiana
- Il cliente accede a qualsiasi ora, senza chiamate
- Lo storico dei documenti è sempre disponibile
- Accettazione del preventivo con firma elettronica tracciata
- Il pagamento online aiuta a ridurre i giorni medi di incasso (DSO, Days Sales Outstanding)
- I commerciali si liberano da attività amministrative ripetitive
Differenza rispetto all’e-commerce
- E-commerce: vendita aperta a tutti, prezzi pubblici
- Portale: clienti esistenti, documenti e prezzi riservati
- Il portale è incluso nella base di Odoo; l’e-commerce richiede le app Sito web ed eCommerce
Pagina iniziale del portale
La pagina iniziale è il primo punto di contatto del cliente che ha effettuato l’accesso. Raggruppa i documenti per tipo (preventivi, ordini, fatture e, se attivi, progetti, ticket e altro) con il relativo conteggio:
- Riquadri per tipo di documento
- Preventivi in attesa di risposta
- Ordini di vendita in corso
- Fatture e note di credito
- Accesso rapido a firma e pagamento dal singolo documento
- Commerciale di riferimento visibile nei documenti
- Gestione dei dati personali e della sicurezza dell’account
Personalizzazione
- Logo e colori aziendali
- Testi e modelli email di invito personalizzati
- Contenuti diversi per tipo di cliente: possibili con personalizzazioni dei modelli
- Collegamenti rapidi per contattare il commerciale
- Piè di pagina con i dati legali dell’azienda
Gestione delle fatture nel portale
La sezione fatture mostra tutti i documenti emessi al cliente con il relativo stato (pagata, da pagare, scaduta). Dalla singola fattura il cliente scarica il PDF o la paga online se è aperta:
- Elenco fatture in ordine cronologico, con ricerca e filtri
- Stato evidenziato (pagata, da pagare, scaduta)
- Data di emissione e di scadenza
- Importo totale e residuo da pagare
- Download del PDF della singola fattura
- Pulsante “Paga ora” per le fatture aperte
Nota: in Italia il documento fiscalmente valido è la fattura elettronica transitata dal Sistema di Interscambio (SdI); il PDF del portale è una copia di cortesia.
Vantaggi rispetto al solo invio via email
- Il cliente non perde la fattura nella casella di posta
- Reperimento autonomo a qualsiasi ora
- Meno richieste del tipo “mi rimandate la fattura?”
- Storico amministrativo ordinato
- Tracciabilità delle consultazioni e dei pagamenti
Visualizzazione del preventivo
Quando il commerciale invia un preventivo, il cliente riceve un’email con un link sicuro. Il link apre il preventivo in una vista pulita con prodotti, prezzi, totali, opzionali e condizioni:
- Intestazione con numero e data del preventivo
- Logo dell’azienda che emette
- Righe d’ordine chiare
- Sezione prodotti opzionali, aggiungibili dal cliente
- Riepilogo dei totali (imponibile, IVA, sconti)
- Termini e condizioni
- Pulsanti di azione: Firma e paga (o Accetta), Rifiuta, Comunicazione
Aspetti da curare
- Leggibilità da smartphone: molti clienti aprono il link dal telefono
- Caricamento rapido
- Download e stampa del PDF ben visibili
- Contatto con il commerciale a portata di clic
- Prodotti opzionali selezionabili in modo immediato
Firma online del preventivo
Quando il cliente accetta il preventivo può firmarlo direttamente nel portale: disegnando la firma, digitando il nome o caricando un’immagine. Se non è richiesto il pagamento, il preventivo firmato diventa automaticamente ordine di vendita:
- Riquadro per disegnare la firma
- Firma digitata con il nome
- Caricamento di un’immagine della firma
- Nome del firmatario e data registrati
- Firma allegata al documento e al PDF dell’ordine
- Email di conferma automatica
Valore legale in Italia
- Il Regolamento UE 910/2014 (eIDAS) e il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) distinguono firma elettronica semplice, avanzata e qualificata (la “firma digitale” italiana è una firma qualificata)
- La firma online dei preventivi di Odoo è una firma elettronica semplice: non le può essere negato valore come prova, ma la sua efficacia è valutata dal giudice caso per caso (art. 20 CAD)
- Solo firme avanzate, qualificate o digitali soddisfano il requisito della forma scritta con l’efficacia dell’art. 2702 del Codice civile
- Per contratti con forma scritta obbligatoria servono firme avanzate o qualificate
Pagamento online integrato
Il portale supporta diversi fornitori di pagamento (payment provider) come Stripe, PayPal, Mollie, Adyen e Buckaroo, oltre al bonifico con istruzioni di pagamento. Il cliente paga subito dopo la firma: l’ordine viene confermato e, secondo la configurazione, partono consegna e fatturazione:
- Più fornitori di pagamento attivabili contemporaneamente
- Carte di credito e debito (Visa, Mastercard, American Express)
- Addebito diretto SEPA tramite alcuni fornitori (ad esempio Stripe)
- Conto PayPal
- Mollie con metodi locali europei (ad esempio iDEAL, Bancontact)
- Salvataggio del metodo di pagamento per i pagamenti successivi
- Ricevuta di pagamento automatica
Configurazione del fornitore di pagamento
- Attivazione da Contabilità o Sito web → Configurazione → Fornitori di pagamento
- Credenziali dell’account presso il fornitore
- Passaggio dalla modalità di prova a quella di produzione
- Scelta se assorbire le commissioni o ribaltarle sul cliente
- Autenticazione forte del pagamento (3D Secure) gestita dal fornitore
Messaggi collegati al documento
Come funziona
- Il cliente scrive un messaggio dalla sezione di comunicazione del preventivo
- Il messaggio arriva nel registro attività (chatter) dell’ordine di vendita
- Il commerciale risponde direttamente da Odoo
- Il cliente riceve la risposta nel portale e via email
- La conversazione resta legata al documento
Vantaggi rispetto all’email
- Conversazione sempre nel contesto del documento
- Nessun messaggio perso nelle caselle personali
- Storico completo e consultabile
- Visibilità per più commerciali e per chi subentra
- Ricerca nello storico
Configurazione del portale passo per passo
Passo 1 — App necessarie
- Il portale è incluso: basta Vendite (più Fatturazione o Contabilità per le fatture)
- Sito web è facoltativa, per integrare il portale nel sito
- Impostazioni → Vendite per le opzioni del preventivo
Passo 2 — Immagine aziendale
- Caricamento del logo
- Colori coerenti con il marchio
- Icona del sito (favicon), se si usa Sito web
- Dati legali nel piè di pagina
Passo 3 — Accesso dei clienti
- Il preventivo inviato contiene un link sicuro consultabile anche senza account
- Per un accesso permanente: dal contatto, azione “Concedi accesso al portale”
- Email di invito automatica
- Recupero password in autonomia
- Più contatti per lo stesso cliente (ad esempio titolare, amministrazione, acquisti)
Passo 4 — Fornitore di pagamento
- Account Stripe o altro fornitore per le carte
- Bonifico bancario con istruzioni (IBAN e causale)
- PayPal facoltativo
- Transazione di prova prima dell’avvio
Passo 5 — Firma e pagamento online
- Impostazioni → Vendite → Firma online: attiva
- Impostazioni → Vendite → Pagamento online: attivo (con eventuale percentuale di acconto richiesta)
- Validità predefinita dei preventivi nei modelli di preventivo
- Modelli email con l’immagine aziendale
Esempi illustrativi
Esempi illustrativi, non casi cliente reali.
Esempio 1 — Manifattura B2B
- Clienti abituali abilitati al portale
- Preventivi firmati online invece che stampati, firmati e rispediti
- Tempi di accettazione più brevi
- Meno ore dei commerciali spese in solleciti e reinvii
- Esperienza più ordinata per il cliente
Esempio 2 — Servizi di consulenza
- Preventivi di progetto firmati nel portale
- Acconto (ad esempio 30%) pagato online al momento della firma
- Avvio del progetto più rapido
- Incasso dell’acconto più puntuale
- Comunicazioni tracciate sul documento
Esempio 3 — Servizi in abbonamento
- Abbonamenti consultabili nel portale (app Abbonamenti, disponibile in Odoo Enterprise)
- Addebito ricorrente su carta salvata
- Rinnovi e modifiche gestiti con meno passaggi manuali
- Procedura di disdetta controllata
- Clienti più autonomi nella gestione del proprio abbonamento
Esempio 4 — Distribuzione
- Rivenditori abilitati al portale
- Consultazione autonoma di ordini e fatture
- Storico ordini come riferimento per i riordini
- Situazione dei pagamenti sempre visibile
- Meno richieste ripetitive all’assistenza
5 errori comuni con il portale clienti
- Nessuna personalizzazione grafica: il portale con l’aspetto predefinito di Odoo non viene riconosciuto dal cliente, che si fida meno
- Solo carta di credito: molti clienti B2B preferiscono il bonifico e abbandonano il pagamento
- Nessun test da smartphone: il cliente apre il link dal telefono e trova una pagina scomoda
- Email di invito generica: il cliente non capisce come accedere
- Nessun sollecito: preventivi inviati e dimenticati, accettazioni più basse
Domande frequenti sul portale clienti
Il portale richiede licenze aggiuntive?
No. Gli utenti portale sono gratuiti sia in Community sia in Enterprise; si pagano solo gli utenti interni. Alcune app visibili nel portale (Abbonamenti, Helpdesk, Sign) sono però solo Enterprise.
La firma online è legalmente valida?
È una firma elettronica semplice: ha valore probatorio, valutato dal giudice caso per caso, ed è adatta all’accettazione di un preventivo commerciale. Non equivale alla firma autografa: per i contratti con forma scritta obbligatoria (ad esempio immobiliari) servono firme avanzate, qualificate o digitali. Conviene sentire il proprio legale.
Quanti utenti portale si possono creare?
Non ci sono limiti. Ogni cliente può avere più contatti (ad esempio titolare, responsabile amministrativo, ufficio acquisti), ciascuno consulta i documenti dell’azienda a cui appartiene.
Il portale è sicuro?
Il collegamento è cifrato (HTTPS), i link ai documenti contengono un codice univoco e gli utenti portale possono attivare l’autenticazione a due fattori. Il rispetto del GDPR dipende anche da come l’azienda configura accessi e informative.
Portale clienti o verifica dell’identità?
Il portale serve a consultare e accettare documenti. Per contratti in cui occorre verificare l’identità del firmatario si usano l’app Sign (Enterprise) o servizi esterni di firma avanzata o qualificata.
Conclusione
Il portale clienti migliora l’esperienza B2B: consultazione autonoma a qualsiasi ora, accettazione dei preventivi con firma tracciata, pagamento immediato e comunicazioni legate ai documenti. La prossima guida (4/15) tratterà i listini prezzi avanzati: scaglioni di quantità, formule, più valute e regole geografiche.
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