Gestione delle attività nel CRM Odoo: follow-up disciplinato per i commerciali (guida 5 di 15)

Settantottesima guida operativa Odoo 19 per PMI italiane. Quinta della serie di 15 guide sul CRM Odoo. La differenza tra un venditore mediocre e uno eccellente raramente è solo “talento”: quasi sempre è disciplina nel follow-up, cioè nel ricontattare il cliente con costanza. Molte trattative si chiudono solo dopo diversi contatti, mentre molti venditori si fermano dopo il primo tentativo. Una gestione strutturata delle attività in Odoo CRM aiuta il team commerciale a eseguire con metodo. In questa guida vediamo come usare bene le attività di Odoo per non perdere più un’occasione di ricontatto.

Gli argomenti: tipi di attività in Odoo, pianificazione, vista delle attività del giorno, cadenze di ricontatto tipiche, attività automatiche al cambio di fase, esempi pratici.

I 5 tipi di attività in Odoo

1. Email

• Promemoria per inviare un’email entro una data
• Uso dei modelli di email
• Tracciamento di aperture e clic con l’app Email Marketing (non sulle singole email dalla cronologia)
• Email registrate automaticamente nella cronologia (chatter) del record

2. Chiamata

• Pianificazione della telefonata
• Integrazione con il centralino VoIP (app VoIP, Enterprise, o connettori di terze parti)
• Annotazione dell’esito dopo la chiamata
• Registrazione delle chiamate solo dove il fornitore VoIP lo consente e con il consenso dell’interlocutore

3. Riunione

• Integrazione con il Calendario (sincronizzabile con Google e Outlook)
• Invito via email
• Link per la videochiamata (Discussione di Odoo, Google Meet e simili)
• Note dopo l’incontro

4. Da fare (To-Do)

• Compito generico
• Es. “Preparare la proposta”, “Verificare la disponibilità a magazzino”
• Scadenza e promemoria
• Assegnabile a un collega

5. Caricamento documento

• Richiesta di un documento al cliente o a un collega
• L’attività si chiude caricando il file
• File conservato come allegato del record

Opportunità con attività pianificate

Ogni opportunità Odoo mostra le attività pianificate nella cronologia, con la prossima azione e tutte quelle in sospeso. Un’opportunità senza attività pianificate rischia di diventare “dormiente”: è il primo segnale di un problema.

• Attività visibili nella cronologia del record
• Prossima attività in evidenza
• Attività scadute in rosso
• Attività di oggi in giallo, future in verde
• Icona dell’attività anche nella vista kanban
• Creazione rapida dal pulsante “Attività”

Pianificare una chiamata: lo schema tipico

Nel B2B la chiamata è l’attività più frequente: dopo un colloquio di approfondimento si pianifica la telefonata successiva. Il promemoria evita che il venditore se ne dimentichi.

• Tipo di attività: Chiamata
• Data di scadenza
• Riepilogo: di cosa parlare
• Assegnata a: chi farà la chiamata
• Notifica di promemoria
• Esito annotato alla chiusura dell’attività

Pianificare una riunione: le trattative importanti

La riunione serve per trattative di valore elevato o decisioni complesse. L’integrazione con il Calendario permette di fissare l’incontro e invitare i partecipanti, con il link per la videochiamata se l’incontro è a distanza. Le note successive registrano l’esito.

• Evento creato nel Calendario
• Partecipanti: cliente e commerciali
• Invito email automatico
• Link per la videochiamata
• Ordine del giorno nella descrizione
• Note finali: esito e prossimi passi

Email e ricontatti pianificati

L’email è l’attività più facile da scalare. Modelli e attività concatenate permettono una cadenza di ricontatto disciplinata, e ogni messaggio resta registrato nella cronologia.

• Scelta del modello di email
• Personalizzazione dinamica (nome, azienda)
• Promemoria per l’invio in una data futura
• Per aperture e clic: campagne con Email Marketing
• Attività successiva proposta o creata automaticamente (attività concatenate)
• Cronologia completa delle comunicazioni

Attività “Da fare” per i compiti interni

Sono i compiti che non sono email, chiamate o riunioni ma servono per far avanzare la trattativa: “Preparare la proposta”, “Verificare la fattibilità tecnica”, “Controllare la disponibilità”. Sono visibili nella pipeline e assegnabili ai colleghi.

• Riepilogo e nota descrittiva
• Scadenza definita
• Assegnazione a un collega
• Priorità gestita sull’opportunità (stelle), non sulla singola attività
• Chiusura con “Segna come fatto” e un commento sull’esito
• Storico delle attività svolte nella cronologia

Le attività del giorno

Vista personale

• Icona delle attività nella barra superiore: scadute, di oggi e future
• Filtro “Le mie attività” nella pipeline
• Vista Attività con tutte le opportunità e le relative scadenze
• Chiusura rapida
• Rinvio in pochi clic

Vista del responsabile commerciale

• Report di analisi delle attività per commerciale (CRM → Reportistica → Attività)
• Distribuzione del carico di lavoro
• Spunti per l’affiancamento
• Individuazione di chi è in difficoltà

Da smartphone

• Notifiche sull’app mobile di Odoo per le attività in scadenza
• Chiusura rapida da mobile
• Annotazione dell’esito subito dopo la chiamata
• Foto e allegati dal campo

Cadenze di ricontatto tipiche nel B2B

Le cadenze che seguono sono esempi da adattare al proprio mercato.

Contatto in entrata (modulo web)

• Giorno 0: prima email automatica immediata
• Giorno 0: chiamata il prima possibile; rispondere a caldo aumenta le probabilità di parlare con il contatto
• Giorno 1: se non risponde, seconda chiamata
• Giorno 3: email e messaggio su LinkedIn
• Giorno 7: terzo tentativo di chiamata
• Giorno 14: email “è ancora interessato?”
• Giorno 30: inserimento nelle comunicazioni di marketing se non c’è riscontro

Opportunità dopo l’analisi dei bisogni

• Stesso giorno: email di riepilogo con i prossimi passi
• Settimana 1: invio della proposta
• Due giorni dopo: email di ricontatto
• Settimana 2: chiamata per discutere la proposta
• Settimane 3-4: negoziazione
• Settimane 4-6: tentativo di chiusura

Potenziale cliente non ancora in contatto (attività in uscita)

• Contatto 1: richiesta di collegamento e messaggio su LinkedIn
• Contatto 2 (giorno 3): email con un contenuto di valore
• Contatto 3 (giorno 7): chiamata
• Contatto 4 (giorno 10): email con un’angolazione diversa
• Contatto 5 (giorno 14): chiamata
• Contatto 6 (giorno 21): email di chiusura cortese del contatto

Automazione delle attività

Creazione automatica al cambio di fase

• Fase → Qualificato: chiamata entro 24 ore
• Fase → Proposta: ricontatto dopo 3 giorni
• Fase → Negoziazione: riunione
• Meno pianificazione manuale per i commerciali

Si configura con le regole di automazione (azione “Crea attività”), disponibili anche in Community in modalità sviluppatore.

Cadenze automatiche

• Attività concatenate: ogni tipo di attività può proporre o creare automaticamente quella successiva
• Sequenze più articolate di email con l’app Marketing Automation (Enterprise)
• Interruzione della sequenza quando il contatto risponde
• Passaggio alle comunicazioni di marketing se non c’è riscontro

Regole di sollecito

• Attività scaduta da più di 3 giorni: avviso al responsabile
• Opportunità senza attività da più di 7 giorni: segnalazione
• Opportunità senza contatti da più di 14 giorni: revisione

Metodi di lavoro per i commerciali

Blocchi di tempo

• Mattina: chiamate più importanti
• Tarda mattinata: email in blocco
• Pomeriggio: riunioni
• Fine giornata: preparazione e attività amministrative

Lavorare per lotti

• Tutte le email insieme
• Tutte le chiamate in un blocco di due ore
• Meno interruzioni e cambi di contesto
• Più concentrazione

Raccolta di modelli

• 5-10 modelli di email per le situazioni più frequenti
• Meno tempo per scrivere
• Qualità costante
• Personalizzazione mirata contatto per contatto

L’ora dedicata

• Un’ora concentrata sui contatti in uscita
• Più commerciali in contemporanea
• Un po’ di sana competizione
• Obiettivo di contatti fissato dal team

Errori comuni nella gestione delle attività

“Opportunità senza prossima attività”

Problema: opportunità “in pipeline” senza alcuna azione pianificata, quindi dormienti.
Soluzione: regola “ogni opportunità deve avere una prossima attività”, verificata con un filtro e con le automazioni.

“Attività scadute che si accumulano”

Problema: decine di attività scadute, il commerciale non sa da dove ripartire.
Soluzione: pulizia settimanale, pianificazione realistica e solleciti.

“Esiti non registrati”

Problema: la chiamata è stata fatta ma l’esito non è annotato, la storia si perde.
Soluzione: commento obbligatorio alla chiusura dell’attività, uso dell’app mobile.

“Il responsabile non controlla”

Problema: il report delle attività non viene mai consultato.
Soluzione: revisione settimanale e affiancamento basato sui dati.

“Cadenze improvvisate”

Problema: ogni commerciale ha il proprio approccio, risultati disomogenei.
Soluzione: manuale delle cadenze condiviso e formazione.

Esempi illustrativi

Esempio 1 — Software in abbonamento: molti contatti in entrata

• Cadenza di 5 contatti per ogni lead
• Uso esteso delle automazioni
• Molte attività al giorno per commerciale
• Tasso di conversione da lead a opportunità monitorato

Esempio 2 — Manifattura B2B: rapporto diretto

• Incontro di approfondimento sempre previsto
• Mappatura di più interlocutori
• Numerose attività per opportunità
• Ciclo lungo, seguito con costanza

Esempio 3 — Servizi: approccio bilanciato

• Mix di chiamate, email e LinkedIn
• Numero di attività per opportunità contenuto
• Ciclo di alcune settimane
• Tasso di chiusura misurato e analizzato

Esempio 4 — E-commerce B2B: automazione spinta

• Gran parte delle attività automatizzata
• Contatto personale riservato ai clienti di valore
• Cadenze predefinite per segmento
• Volumi gestibili senza sovraccaricare il team

Domande frequenti

Quante attività al giorno per venditore?

Dipende dal ruolo: chi fa prima qualificazione lavora su volumi alti di chiamate ed email, chi segue le trattative privilegia la qualità sulla quantità. Più che un numero assoluto conta l’andamento nel tempo: un carico eccessivo porta a contatti superficiali, uno troppo basso segnala opportunità trascurate.

Che differenza c’è tra attività e compito?

In Odoo un’attività è una singola azione con una scadenza, collegabile a qualsiasi record (opportunità, contatto, ordine). Il compito (task) è invece un elemento dell’app Progetto, pensato per lavori più strutturati. Il CRM usa le attività, l’app Progetto i compiti.

Posso automatizzare sequenze di più contatti?

Sì: con le attività concatenate e le regole di automazione (disponibili anche in Community; Studio, in Enterprise, ne semplifica la configurazione) oppure con l’app Marketing Automation (Enterprise) per sequenze di email più articolate. Per cadenze molto avanzate si possono integrare strumenti esterni dedicati.

L’app mobile gestisce le attività?

Sì: notifiche, chiusura delle attività, annotazione degli esiti e pianificazione di nuove attività. È particolarmente utile per i commerciali sul campo.

Come fare affiancamento basato sulle attività?

Un incontro settimanale individuale con ogni commerciale, guardando volume, tipo ed esito delle attività. Si individuano gli schemi ricorrenti (ad esempio “nessuna riunione”, “solo email”, “chiamate saltate”), si lavora su comportamenti specifici e se ne misura l’andamento.

Prossimi passi

Nella prossima guida (6/15 della serie CRM) vedremo il punteggio dei lead e l’assegnazione automatica: punteggi basati su regole e punteggio predittivo, regole di assegnazione, esempi pratici.

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