Conservazione fatture elettroniche: la guida 2021

La conservazione fatture elettroniche non è un’opzione: è un obbligo di legge che ricade su ogni partita IVA italiana. Eppure, nel 2021 ancora moltissime PMI confondono il semplice archivio dei file XML con la conservazione a norma, e si ritrovano scoperte di fronte a un controllo fiscale o, peggio, prive dei propri documenti contabili a distanza di anni.

In questa guida facciamo chiarezza su tutto quello che un CFO, un commercialista o un imprenditore deve sapere nel 2021: cosa significa conservare a norma, perché il servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate da solo non basta a tutti, quanto costano i conservatori commerciali (TS Digital, Aruba, Namirial, InfoCert), come si sceglie un fornitore accreditato AgID e quali errori evitare. Concludiamo con uno sguardo alle nuove linee guida AgID in arrivo, che ridisegneranno il quadro dei prossimi anni.

1. Conservazione fatture elettroniche: l’obbligo nel 2021

Dal 1 gennaio 2019 la fatturazione elettronica B2B e B2C è obbligatoria per la quasi totalità degli operatori IVA italiani. Insieme al passaggio al formato XML transitato dal Sistema di Interscambio (SDI), si è imposto un secondo obbligo, spesso meno presente nelle agende: la conservazione decennale dei documenti.

L’articolo 2220 del Codice Civile impone la conservazione delle scritture contabili per dieci anni. Per le fatture elettroniche, però, non è sufficiente salvare il file XML su una cartella di rete o su un disco esterno: la legge richiede che la conservazione avvenga con modalità che garantiscano autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo. È quello che si chiama “processo di conservazione a norma” e il riferimento è il D.M. 17 giugno 2014, integrato dalle linee guida AgID emanate nel 2019.

Detto in modo concreto: se l’Agenzia delle Entrate, la Guardia di Finanza o un giudice ti chiedono una fattura del 2019 nel 2027, devi essere in grado di esibirla in un formato che dimostri quando è stata creata, da chi, e che non è stata alterata. Senza un processo conservativo a norma, quel file XML perde valore probatorio.

2. Cosa significa “a norma” (vs semplice archiviazione)

È il punto su cui inciampano più spesso le PMI: confondere archiviazione e conservazione. Sono due cose diverse.

• Archiviazione: salvare i file in una cartella, su un NAS, su Google Drive, su Dropbox. Pratico, ma privo di valore legale.
• Conservazione a norma: processo strutturato che applica firma digitale, marca temporale, hash crittografico e produce pacchetti di archiviazione (PdA) tracciati in un manuale di conservazione. Solo questo dà valore probatorio nel tempo.

Gli ingredienti di una conservazione a norma sono cinque:

1. Pacchetto di Versamento (PdV): l’insieme dei documenti conferiti al sistema di conservazione (tipicamente i file XML delle fatture).
2. Indice di conservazione (IPdA): il file XML descrittivo che elenca, per ogni documento, hash e metadati.
3. Firma digitale apposta dal Responsabile della Conservazione sull’indice.
4. Marca temporale che certifica la data certa.
5. Manuale di conservazione: documento che descrive l’intero processo, le persone coinvolte e i ruoli.

Senza questi cinque elementi, qualunque soluzione si stia usando — anche se costosa — non è “a norma”. Per una PMI che usa un sistema gestionale, è importante che il modulo contabilità ERP Brenta dialoghi con un conservatore accreditato, in modo che i flussi siano automatici e privi di intervento manuale.

3. Il servizio gratuito di Agenzia delle Entrate

Per agevolare l’adozione della fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio di conservazione gratuito nel portale “Fatture e Corrispettivi”. Si attiva con un’adesione esplicita al servizio, accessibile dall’area riservata del sito Agenzia delle Entrate, e da quel momento in poi tutte le fatture transitate dal SDI vengono automaticamente conservate per 15 anni.

I punti di forza del servizio AdE:

• Costo zero, nessuna tariffa per fattura.
• Attivazione semplice via SPID/CIE/Fisconline.
• Conservazione automatica di tutto il flusso SDI: nessun caricamento manuale richiesto.
• Integrazione “out of the box” con la dashboard Fatture e Corrispettivi.

Sembra la soluzione ideale, e per molti micro-business lo è. Ma — come vedremo nel paragrafo successivo — non è priva di limiti, alcuni dei quali tutt’altro che secondari.

4. Pro e contro del servizio gratuito AdE

I vantaggi del servizio AdE

• Gratuito davvero, senza costi nascosti.
• Conservazione di 15 anni, oltre i 10 richiesti dalla legge.
• Nessuna integrazione tecnica da fare: se le fatture passano dal SDI, vengono conservate automaticamente.
• Conformità garantita dal soggetto pubblico più autorevole in materia.

I limiti del servizio AdE

• Solo fatture elettroniche transitate dal SDI: non puoi conservare lì altri documenti contabili (DDT, contratti, scritture ausiliarie, libri sociali). Per quelli serve comunque un altro sistema.
• Nessuna esportazione massiva pratica: scaricare anni di fatture in un unico pacchetto strutturato è macchinoso. Se cambi conservatore, è una sofferenza.
• Continuità legata all’adesione: se cessi l’adesione, hai un anno residuo per recuperare i pacchetti, poi il servizio termina. Devi pianificare bene la transizione.
• Ricerca avanzata limitata: l’interfaccia non è un sostituto del modulo documentale di un ERP.
• Nessun SLA contrattuale: per le aziende strutturate, l’assenza di SLA o supporto tecnico dedicato è un punto critico.

Per un libero professionista o una micro-impresa con poche centinaia di fatture l’anno, il servizio AdE è perfettamente adeguato. Per una PMI con migliaia di fatture, integrazioni con il modulo fatturazione dell’ERP, e necessità di conservare anche altri documenti, conviene valutare un conservatore commerciale.

5. Servizi commerciali: TS Digital, Aruba, Namirial, InfoCert

Il mercato italiano dei conservatori accreditati AgID nel 2021 è ricco e competitivo. I principali operatori, tutti iscritti all’elenco dei conservatori accreditati pubblicato sul portale AgID Conservazione, sono:

• TS Digital (TeamSystem): il più diffuso tra i commercialisti italiani, integrato nativamente con i gestionali TeamSystem. Forte componente fiscale, manuale di conservazione personalizzabile.
• Aruba (Aruba PEC): ottimo rapporto qualità/prezzo, particolarmente apprezzato dalle PMI per la combinazione PEC + fattura + conservazione. Pacchetti tutto-incluso.
• Namirial: conservatore accreditato AgID e qualificato eIDAS, focus su firma digitale e workflow documentale. Buona integrazione con processi HR e contrattualistica.
• InfoCert: il più “enterprise”, spesso la scelta di banche, assicurazioni e gruppi industriali. Soluzioni di conservazione su larga scala con livelli di servizio personalizzati.
• Doc Fiscal Service, Wolters Kluwer: operatori specializzati nel target studi commercialisti e dintorni.

Tutti offrono lo stesso “core” normativo: ciò che cambia è l’integrazione con i gestionali, il prezzo, l’interfaccia di consultazione e i servizi accessori (firma digitale, PEC, marca temporale).

6. Costi indicativi 2021 (€/anno per PMI)

Una PMI italiana media gestisce tra 1.000 e 10.000 fatture l’anno. I costi 2021 dei principali conservatori, indicativi e tutti escluso IVA, si possono schematizzare così:

Operatore	Tipo pacchetto	Range annuo (PMI)
Aruba	Conservazione + PEC + firma	€ 35 – € 250
TS Digital	A consumo o flat	€ 100 – € 600
Namirial	Pacchetti modulari	€ 80 – € 500
InfoCert	Enterprise/Custom	€ 200 – € 1.500+
Wolters Kluwer / Doc Fiscal	Studio commercialista	€ 150 – € 700

Il prezzo dipende quasi sempre da tre variabili: numero di fatture conservate l’anno, spazio di archiviazione e servizi accessori. Sotto la soglia delle 200 fatture/anno il servizio gratuito AdE resta competitivo. Sopra, la rendita organizzativa di un conservatore commerciale (integrazione gestionale, esportazione massiva, ricerca avanzata) ripaga ampiamente la spesa.

7. Il responsabile della conservazione: ruolo

Una figura che spesso viene ignorata è quella del Responsabile della Conservazione. È una figura prevista normativamente (decreto del 3 dicembre 2013 e linee guida AgID 2019) e ha responsabilità precise. Compiti principali:

• Definire e tenere aggiornato il manuale di conservazione.
• Verificare la corretta funzionalità del sistema di conservazione.
• Apporre la firma digitale sui pacchetti di archiviazione (oppure delegarla al conservatore esterno con regolare incarico).
• Gestire eventuali contestazioni e produrre i pacchetti di distribuzione (PdD) su richiesta.

Nelle pubbliche amministrazioni il Responsabile della Conservazione deve essere un dipendente interno con specifiche competenze. Nelle aziende private, invece, il ruolo può essere delegato all’Outsourcer di conservazione: in pratica, quando aderisci al servizio AdE o sottoscrivi un contratto con un conservatore commerciale, deleghi a loro il ruolo. È una scelta pratica e legalmente solida, purché formalizzata.

8. Come scegliere il conservatore accreditato

Una decisione che durerà 10+ anni merita un minimo di metodo. Una checklist pratica:

1. Accreditamento AgID: il conservatore deve essere nell’elenco ufficiale. Nessuna eccezione.
2. Integrazione con il gestionale: la funzione “esporta XML” non basta. Cerca un connettore nativo o API che invii automaticamente fatture e metadati.
3. Costo a regime: chiedi una simulazione su 5 anni, non sul primo anno (spesso scontato).
4. Esportazione massiva: la possibilità di scaricare l’intero patrimonio in un unico pacchetto è la tua “uscita di sicurezza” futura.
5. SLA scritti: tempo di risposta, uptime, tempi di produzione del PdD. Pretendi un contratto che li specifichi.
6. Manuale di conservazione personalizzabile: deve poter essere adattato ai tuoi processi.
7. Privacy & GDPR: data center in EU, certificazioni ISO 27001 e 27017, nomina come responsabile esterno del trattamento. Approfondisci la compliance GDPR dell’intero stack documentale.
8. Backup e Disaster Recovery: chiedi dove sono conservati i pacchetti, quante copie e con quale frequenza.
9. Solidità finanziaria del fornitore: 10 anni sono lunghi. Il conservatore esisterà ancora?

9. Migrazione tra conservatori: cosa considerare

La domanda è inevitabile: cosa succede se voglio cambiare conservatore? Tecnicamente è sempre possibile, ma ci sono passaggi delicati.

• Esportazione del pacchetto: il vecchio conservatore deve produrre i Pacchetti di Distribuzione (PdD), comprensivi di hash, indici e metadati. Il formato è standard, ma la prassi varia.
• Versamento al nuovo conservatore: il nuovo soggetto riceve i pacchetti e li ri-conserva sotto la propria responsabilità, mantenendo la catena documentale.
• Costi di migrazione: alcuni conservatori applicano un fee di “uscita” (per produrre i PdD massivi) o di “ingresso” (per re-indicizzare). Negoziali in fase contrattuale, prima di entrare.
• Tempi: una migrazione completa può richiedere settimane o mesi, non giorni. Pianificala con anticipo.
• Aggiornamento del manuale: dopo la migrazione, il manuale di conservazione va revisionato e firmato dal Responsabile.

Tip pratico: in fase di prima scelta del conservatore, leggi il contratto di uscita. Un conservatore serio mette nero su bianco la procedura di migrazione e il costo. Se non lo fa, è un campanello d’allarme.

10. Nuove linee guida AgID in arrivo (2022)

AgID ha annunciato un consolidamento delle linee guida di conservazione, che dovrebbero entrare in vigore nel 2022. L’obiettivo è riunire in un unico testo le regole oggi sparse tra il D.M. 17/06/2014, il D.P.C.M. 3/12/2013 e le linee guida AgID 2019.

I temi su cui si focalizza la revisione, per quello che è dato sapere nel 2021, sono:

• Allineamento con il regolamento eIDAS sui servizi fiduciari qualificati.
• Maggiore granularità sui metadati e formati di conservazione.
• Ruoli più definiti per Responsabile della Conservazione e Conservatore (interno o esterno).
• Cyber-resilienza e backup, in linea con le politiche europee NIS.

Cosa fare oggi? Non rincorrere bozze, ma scegliere un conservatore già strutturato, con un manuale di conservazione moderno: la transizione alle nuove linee guida sarà a suo carico. Tradotto: chi ha scelto bene nel 2021 non dovrà cambiare nulla nel 2022.

10bis. Tempi e modi: quando esattamente va versato il documento?

Il D.M. 17 giugno 2014 prevede che la conservazione del documento informatico debba avvenire entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione fiscale di riferimento. Tradotto su una fattura emessa nel 2021: la sua conservazione a norma deve essere completata entro il 31 marzo 2023, contando i 90 giorni successivi al termine ordinario di presentazione del Modello Redditi (30 novembre 2022).

Significa che, in concreto, la maggior parte dei conservatori non versa ogni singola fattura “subito”: accumula i flussi e produce il pacchetto di archiviazione (PdA) in lotti, tipicamente con cadenza mensile o trimestrale. Quello che conta è che, alla fine del periodo previsto, ogni fattura emessa o ricevuta sia formalmente conservata, indicizzata e firmata.

Per il CFO o il commercialista, questo significa due cose pratiche:

• Non bisogna farsi ingannare dall’apparente “ritardo” nella firma del PdA: è fisiologico.
• Una verifica periodica (semestrale è una buona cadenza) di completezza e quadratura tra fatture emesse/ricevute e fatture conservate è il presidio minimo di controllo. Le fatture saltate dal flusso sono il problema più frequente.

10ter. Il tema dei metadati e la ricerca futura

Una fattura conservata a norma non è solo un XML firmato e marcato: porta con sé un set di metadati che permette di ritrovarla negli anni a venire. Numero documento, data, partita IVA emittente e destinatario, importo, tipologia: sono questi i campi su cui si effettueranno le ricerche tra cinque, otto, dieci anni.

Le PMI sottovalutano spesso un dettaglio: i metadati che accompagnano il documento devono essere consistenti e popolati correttamente già al momento del versamento. Se il gestionale invia metadati incompleti o mal formattati, sarà problematico ritrovare le fatture in futuro, anche se saranno tecnicamente “conservate”.

È un altro dei motivi per cui un’integrazione nativa tra ERP e conservatore vale di più di una semplice esportazione manuale: i metadati passano dalla fonte (il gestionale) al sistema di conservazione senza intervento umano e senza errori di trascrizione.

11. Errori frequenti delle PMI italiane

Dopo tre anni di fatturazione elettronica, abbiamo visto ricorrere alcuni errori tipici. I più gravi:

1. Non aderire a nessun servizio di conservazione: alcune PMI credono che basti scaricare gli XML. Errore grave: senza processo conservativo a norma, dopo 10 anni il valore probatorio è discutibile.
2. Aderire al servizio AdE e dimenticarsene: l’adesione si fa una volta, ma va monitorata. Cessazioni accidentali (cambio P.IVA, fusione, scadenza credenziali) possono interrompere il flusso.
3. Conservare solo le attive, non le passive: anche le fatture ricevute (passive) vanno conservate a norma. Il SDI le veicola, ma alcuni gestionali non le inoltrano automaticamente al conservatore.
4. Doppia conservazione duplicata: alcuni soggetti aderiscono sia al servizio AdE che a un commerciale, conservando “due volte”. Tecnicamente non è sbagliato, ma raddoppia i costi e crea confusione su quale archivio sia “primario”.
5. Manuale di conservazione assente: molte PMI usano un conservatore commerciale ma non hanno mai personalizzato il manuale, accettando il template generico. In caso di contestazione, è una debolezza.
6. Ignorare gli altri documenti: registri IVA, libro giornale, libro inventari, contratti, mandati: anche questi richiedono conservazione a norma se gestiti elettronicamente. Non solo le fatture.

L’integrazione tra contabilità Odoo e conservatore può aiutare a evitare buona parte di questi errori, perché il flusso diventa automatico e tracciato.

12. Domande frequenti

La conservazione delle fatture elettroniche è obbligatoria anche per i forfettari?

Nel 2021 il regime forfettario è esonerato dall’obbligo di emissione fattura elettronica (con eccezioni per soggetti con ricavi superiori a determinate soglie e PA). Tuttavia, se emetti elettronicamente per scelta o ricevi fatture elettroniche passive, l’obbligo di conservazione si applica come per gli altri.

Posso conservare le fatture elettroniche su Google Drive o Dropbox?

No. Google Drive e Dropbox sono sistemi di archiviazione, non di conservazione a norma. Mancano firma digitale del Responsabile, marca temporale, manuale di conservazione e tutto il processo strutturato richiesto da AgID.

Quanto durano le fatture elettroniche conservate dall’AdE?

Il servizio gratuito AdE conserva le fatture per 15 anni (dato 2021), oltre i 10 anni richiesti dal Codice Civile. Una volta cessata l’adesione, è disponibile un periodo residuo di 1 anno per recuperare i pacchetti, dopodiché il servizio si chiude.

Cosa succede se cambio commercialista e lui usava un conservatore diverso dal mio?

I conservatori sono tipicamente intestati alla P.IVA dell’azienda, non a quella del commercialista. Il cambio di commercialista, in genere, non comporta cambio di conservatore. Verifica però chi è il titolare contrattuale del rapporto.

Devo nominare un Responsabile della Conservazione interno?

Per le aziende private il ruolo può essere delegato al conservatore esterno tramite contratto. Le PA, invece, devono nominare un Responsabile interno. Verifica sempre che la delega sia formalizzata per iscritto.

I documenti analogici (cartacei) come si conservano?

Le fatture cartacee vanno mantenute in formato originale per 10 anni, salvo che si scelga la conservazione digitale sostitutiva, processo che richiede scansione, firma digitale e marca temporale, equiparabile alla conservazione delle fatture elettroniche.

Perché parlare anche di GDPR quando si parla di conservazione?

Le fatture contengono dati personali (cliente, fornitore, eventuali dipendenti). Il conservatore tratta questi dati e va nominato Responsabile esterno del trattamento ex art. 28 GDPR. Senza questa nomina, il processo non è solo non a norma fiscale, è anche scoperto sotto il profilo privacy.

Per approfondire il quadro generale, leggi anche il pillar dedicato a fatturazione elettronica B2B per PMI e la guida specifica alla conservazione digitale dei documenti: sono i due testi che inquadrano il contesto in cui si colloca la conservazione delle fatture.