{"id":2610,"date":"2023-02-28T09:43:00","date_gmt":"2023-02-28T08:43:00","guid":{"rendered":"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/fattura-proforma-vs-fattura-immediata-pmi-italiane-2023\/"},"modified":"2026-06-08T12:04:48","modified_gmt":"2026-06-08T10:04:48","slug":"fattura-proforma-vs-fattura-immediata-pmi-italiane-2023","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/fattura-proforma-vs-fattura-immediata-pmi-italiane-2023\/","title":{"rendered":"Fattura proforma vs fattura immediata: differenze pratiche e quando usare quale (guida PMI 2023)"},"content":{"rendered":"<p>Una web agency romana invia una <strong>proforma da 5.000 \u20ac + IVA<\/strong> a un nuovo cliente per un sito istituzionale. Il cliente, soddisfatto del preventivo definitivo, paga il 18 febbraio con bonifico bancario. L&#8217;agenzia archivia la proforma, mette in lavorazione il progetto e si dimentica di emettere la fattura corrispondente. A fine trimestre il cliente \u2014 che nel frattempo \u00e8 andato dal commercialista per la liquidazione IVA \u2014 scopre di non poter detrarre i 1.100 \u20ac di imposta su quel pagamento, perch\u00e9 manca il documento fiscale. Risultato: cliente furioso, agenzia costretta a emettere la fattura tardiva con data di effettuazione retroattiva e sanzione amministrativa per omessa fatturazione.<\/p>\n<p>Un&#8217;impresa edile lombarda, al contrario, emette <strong>fattura immediata TD01 da 18.000 \u20ac + IVA<\/strong> per la ristrutturazione di un piano uffici. Il cliente, una societ\u00e0 del terziario con pagamenti SAL a 90 giorni, paga effettivamente il saldo a luglio. L&#8217;IVA di 3.960 \u20ac \u00e8 stata versata in liquidazione di marzo: quattro mesi di anticipo di cassa che, su un margine operativo del 15%, pesano quanto un mese di stipendi.<\/p>\n<p>Un studio professionale di Bologna emette fattura immediata per una <strong>perizia da 3.500 \u20ac + IVA<\/strong> il giorno della consegna del documento al cliente. Il cliente contesta il contenuto e non paga. Il professionista si ritrova con una fattura definitiva, gi\u00e0 registrata nel libro IVA e nei corrispettivi, da recuperare con decreto ingiuntivo. Se avesse usato una proforma prima della firma di accettazione, avrebbe potuto rinegoziare o ritirare il documento senza impatti fiscali.<\/p>\n<p>Tre situazioni differenti, un unico fil rouge: la <strong>confusione tra fattura proforma e fattura immediata<\/strong> costa soldi, tempo e a volte clienti. In questa guida chiariamo natura giuridica, casi d&#8217;uso, errori frequenti e come automatizzare il flusso proforma\u2192fattura con un ERP, evitando di trasformare un dettaglio amministrativo in un buco di cassa o di compliance.<\/p>\n<h2 id=\"cosa-e-proforma\">Cos&#8217;\u00e8 la fattura proforma: un documento commerciale, non fiscale<\/h2>\n<p>La <strong>fattura proforma<\/strong> (dal latino <em>pro forma<\/em>, &#8220;per la forma&#8221;) \u00e8 un documento di natura strettamente <strong>commerciale<\/strong>, privo di rilevanza fiscale ai fini IVA. Non \u00e8 disciplinata dal DPR 633\/72 e non rientra nella nozione di &#8220;fattura&#8221; ex art. 21 dello stesso decreto. In termini operativi questo significa tre cose:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Non genera debito IVA<\/strong> in capo all&#8217;emittente. L&#8217;imposta indicata in proforma \u00e8 una stima a uso informativo: il momento di effettuazione dell&#8217;operazione (art. 6 DPR 633\/72) non si \u00e8 ancora verificato.<\/li>\n<li><strong>Non va trasmessa allo SdI<\/strong>. Resta un PDF (o Word, o stampa cartacea) che si invia via email o si consegna a mano. Trasmetterla per errore al Sistema di Interscambio significa generare una fattura fiscale a tutti gli effetti, con tutte le conseguenze del caso.<\/li>\n<li><strong>Non \u00e8 soggetta a conservazione decennale obbligatoria<\/strong> ex DM 17 giugno 2014. Si pu\u00f2 comunque archiviare per buona prassi gestionale, ma senza i requisiti tecnici della conservazione sostitutiva.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Dal punto di vista giuridico la proforma ha valore di <strong>proposta contrattuale<\/strong> o di <strong>richiesta di pagamento provvisoria<\/strong>: vincola il cliente solo nel momento in cui questi accetta esplicitamente (firmandola, confermandola via email o, in molti casi, pagandola). Fino a quel momento \u00e8 una semplice comunicazione commerciale.<\/p>\n<h3>Le funzioni operative della proforma<\/h3>\n<p>Nella prassi italiana la proforma serve principalmente per quattro finalit\u00e0:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Preventivo definitivo<\/strong> \u2014 Il cliente B2B vuole vedere il documento &#8220;come uscir\u00e0&#8221; prima di confermare l&#8217;ordine, con tanto di voci di dettaglio, scaglione IVA, importo netto e lordo. Pi\u00f9 formale di un preventivo Word, meno impegnativo di una fattura.<\/li>\n<li><strong>Richiesta di acconto o prepagamento<\/strong> \u2014 Tipico dei lavori a SAL o delle vendite a clienti nuovi. L&#8217;azienda emette proforma per il 30-50% del valore, il cliente paga, poi parte la lavorazione e a saldo si emette la fattura definitiva (che ingloba l&#8217;acconto).<\/li>\n<li><strong>Documento per istituti finanziari<\/strong> \u2014 Banche, societ\u00e0 di leasing e fornitori di credito al consumo chiedono spesso una proforma per istruire la pratica e deliberare il finanziamento, prima che il bene cambi propriet\u00e0 fiscalmente.<\/li>\n<li><strong>Operazioni con l&#8217;estero<\/strong> \u2014 Per esportazioni Extra-UE la proforma (in inglese: <em>proforma invoice<\/em>) \u00e8 il documento standard richiesto dalla controparte per aprire una lettera di credito, predisporre un bonifico SWIFT o ottenere autorizzazioni doganali in entrata nel proprio paese.<\/li>\n<\/ol>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/inline1-1.jpg\" alt=\"Imprenditore italiano e cliente firmano accordo commerciale dopo accettazione della fattura proforma\" \/><\/p>\n<h2 id=\"cosa-e-fattura-immediata\">Cos&#8217;\u00e8 la fattura immediata: il documento fiscale ordinario<\/h2>\n<p>La <strong>fattura immediata<\/strong> \u00e8 il documento fiscale &#8220;ordinario&#8221; disciplinato dall&#8217;art. 21 c. 4 DPR 633\/72. Va emessa entro <strong>12 giorni dal momento di effettuazione dell&#8217;operazione<\/strong> (termine introdotto dal DL 119\/2018, art. 11), trasmessa allo SdI con <strong>TipoDocumento TD01<\/strong> e \u2014 una volta accettata dal sistema con ricevuta RC \u2014 costituisce il documento ufficiale ai fini IVA, imposte dirette e contabilit\u00e0 generale.<\/p>\n<p>Il momento di effettuazione, ex art. 6 DPR 633\/72, \u00e8:<\/p>\n<ul>\n<li>per le <strong>cessioni di beni mobili<\/strong>: la data di consegna o spedizione;<\/li>\n<li>per le <strong>cessioni di immobili<\/strong>: la data dell&#8217;atto notarile;<\/li>\n<li>per le <strong>prestazioni di servizi<\/strong>: la data del pagamento del corrispettivo (o, se anteriore, la data di emissione della fattura).<\/li>\n<\/ul>\n<p>L&#8217;ultimo punto \u00e8 fondamentale per i servizi e spiega perch\u00e9 una fattura emessa &#8220;prima del tempo&#8221; anticipa l&#8217;esigibilit\u00e0 IVA: per i servizi vale la regola &#8220;fattura prima e paghi IVA subito&#8221;.<\/p>\n<h3>Contenuti obbligatori e codice tipo documento<\/h3>\n<p>La fattura immediata trasmessa via SdI deve rispettare la struttura XML del tracciato fattura ordinaria FPR12 (B2B) o FPA12 (PA), con i contenuti obbligatori dell&#8217;art. 21:<\/p>\n<ul>\n<li>numero progressivo e data di emissione<\/li>\n<li>dati identificativi di cedente\/prestatore e cessionario\/committente<\/li>\n<li>descrizione natura, qualit\u00e0 e quantit\u00e0 di beni\/servizi<\/li>\n<li>corrispettivi, aliquota IVA e imposta separatamente per ciascun scaglione<\/li>\n<li>eventuale codice natura (N1-N7) per operazioni non soggette o non imponibili<\/li>\n<li>causale e dati di pagamento (IBAN, modalit\u00e0, scadenza)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il <strong>TipoDocumento TD01<\/strong> identifica la fattura ordinaria. Le altre opzioni \u2014 TD24 fattura differita, TD02 acconto\/anticipo, TD20 autofattura, TD16 reverse charge interno \u2014 hanno casistiche specifiche che vediamo nelle altre guide del blog. Per il dettaglio dei codici natura IVA da apporre quando l&#8217;operazione non genera imposta, vedi la <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/codici-natura-iva-fattura-elettronica-n1-n7-pmi-2022\/\">guida sui codici N1-N7<\/a>.<\/p>\n<h2 id=\"cinque-differenze\">Le 5 differenze chiave: tabella di confronto<\/h2>\n<p>Mettiamo a fuoco le differenze sostanziali con una tabella di sintesi.<\/p>\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Aspetto<\/th>\n<th>Fattura proforma<\/th>\n<th>Fattura immediata (TD01)<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td><strong>Natura giuridica<\/strong><\/td>\n<td>Documento commerciale non fiscale, valore di proposta o richiesta di pagamento<\/td>\n<td>Documento fiscale ex art. 21 DPR 633\/72<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Obbligo IVA<\/strong><\/td>\n<td>Nessuno. L&#8217;imposta indicata \u00e8 solo informativa<\/td>\n<td>Genera debito IVA in capo all&#8217;emittente nel mese di effettuazione<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Trasmissione SdI<\/strong><\/td>\n<td>Vietata. Si invia via email o si consegna in PDF\/cartaceo<\/td>\n<td>Obbligatoria entro 12 giorni dall&#8217;effettuazione<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Conservazione<\/strong><\/td>\n<td>Facoltativa. Buona prassi gestionale<\/td>\n<td>Obbligatoria 10 anni con requisiti DM 17 giugno 2014<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td><strong>Effetto contabile<\/strong><\/td>\n<td>Nessuno. Non si registra in libro IVA n\u00e9 in partita doppia<\/td>\n<td>Registrazione obbligatoria in libro IVA vendite\/acquisti e contabilit\u00e0<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>Una conseguenza pratica importante: per il cliente, la proforma <strong>non \u00e8 detraibile<\/strong>. Anche se il cliente paga la proforma, finch\u00e9 non riceve la fattura definitiva non pu\u00f2 portare in detrazione l&#8217;IVA n\u00e9 dedurre il costo. Questo \u00e8 il motivo per cui, dopo l&#8217;incasso della proforma, l&#8217;emittente ha un obbligo immediato di chiudere il ciclo con TD01.<\/p>\n<h2 id=\"quando-usare-proforma\">Quando usare la proforma: 5 casi pratici<\/h2>\n<p>Vediamo gli scenari in cui la proforma \u00e8 effettivamente la scelta giusta, con esempi numerici concreti.<\/p>\n<h3>Caso 1 \u2014 Vendita servizi a cliente nuovo che chiede preventivo definitivo<\/h3>\n<p>Studio di consulenza HR riceve richiesta da una PMI manifatturiera per un audit organizzativo da <strong>4.200 \u20ac + IVA<\/strong>. Il cliente, prima di firmare, chiede di vedere &#8220;esattamente come uscir\u00e0 la fattura&#8221;: voci di dettaglio (analisi ruoli, mappatura competenze, report finale), termini di pagamento (30 gg DF), aliquota IVA 22%, importo netto e lordo (5.124 \u20ac totali). Lo studio emette proforma PF\/2023\/014 con questi dati. Il cliente la mostra al CFO, conferma e firma. Solo a questo punto parte il lavoro. La fattura definitiva TD01 verr\u00e0 emessa a consegna report finale.<\/p>\n<h3>Caso 2 \u2014 Acconto su lavori a SAL<\/h3>\n<p>Impresa di impianti elettrici concorda con un cliente un intervento da <strong>22.000 \u20ac + IVA<\/strong> con SAL 50% all&#8217;ordine, 30% a met\u00e0 lavori, 20% a consegna chiavi. Per il primo SAL (acconto 11.000 \u20ac + IVA = 13.420 \u20ac) emette una proforma. Il cliente paga il 22 febbraio con bonifico. L&#8217;impresa, entro 12 giorni dall&#8217;incasso, emette fattura TD01 da 11.000 \u20ac + IVA che ingloba l&#8217;acconto. Per i SAL successivi stesso schema: proforma a richiesta pagamento, TD01 a incasso ricevuto. Soluzione alternativa pi\u00f9 tecnica: usare TD02 (acconto su fattura) emesso direttamente, ma in molti settori il committente preferisce vedere prima la proforma per autorizzare il pagamento.<\/p>\n<h3>Caso 3 \u2014 Esportazione verso cliente Extra-UE<\/h3>\n<p>Azienda meccanica brianzola vende una macchina utensile per <strong>54.000 \u20ac<\/strong> (operazione non imponibile art. 8 c. 1 lett. a DPR 633\/72) a un cliente con sede in Turchia. La controparte richiede una <em>proforma invoice<\/em> in inglese per:<\/p>\n<ul>\n<li>aprire una lettera di credito presso la propria banca a copertura del pagamento<\/li>\n<li>ottenere la licenza di importazione dall&#8217;autorit\u00e0 doganale turca<\/li>\n<li>predisporre il bonifico SWIFT internazionale<\/li>\n<\/ul>\n<p>L&#8217;azienda emette proforma con valori in euro, descrizione tecnica della macchina, Incoterms (es. EXW Lecco), peso lordo e netto, codice doganale HS. Solo dopo l&#8217;apertura della LC e l&#8217;arrivo del bonifico, alla spedizione effettiva della merce, emette fattura definitiva TD01 con codice natura <strong>N3.1<\/strong> (operazione non imponibile per esportazione) trasmessa allo SdI.<\/p>\n<h3>Caso 4 \u2014 Documento giustificativo per finanziamento al cliente privato<\/h3>\n<p>Centro odontoiatrico propone a un paziente un piano protesico da <strong>8.700 \u20ac<\/strong>. Il paziente chiede di rateizzare con una finanziaria. La finanziaria istruisce la pratica solo se riceve un documento giustificativo della spesa: la <strong>proforma<\/strong> intestata al paziente. Approvata la pratica, la finanziaria eroga il pagamento al centro odontoiatrico. Lo studio emette quindi fattura TD01 al paziente (cliente B2C con codice destinatario &#8220;0000000&#8221;) indicando il riferimento alla proforma collegata.<\/p>\n<h3>Caso 5 \u2014 Prepagamento B2B prima di consegna prodotti<\/h3>\n<p>Distributore di componenti industriali riceve ordine da <strong>2.450 \u20ac + IVA<\/strong> da un cliente nuovo, senza storico creditizio. Politica aziendale: per i primi tre ordini si lavora in <strong>full prepayment<\/strong>. Distributore invia proforma, cliente bonifica, distributore prepara la merce, emette fattura TD01 alla data di spedizione (data di effettuazione dell&#8217;operazione) e contestualmente DDT che accompagna i colli. Senza la proforma, il cliente non avrebbe avuto un documento formale su cui basare il bonifico.<\/p>\n<h2 id=\"quando-usare-fattura-immediata\">Quando usare la fattura immediata: 4 scenari standard<\/h2>\n<p>Vediamo simmetricamente quando la fattura immediata TD01 \u00e8 la scelta corretta, senza passare dalla proforma.<\/p>\n<h3>Caso 1 \u2014 Vendita prodotti con consegna immediata<\/h3>\n<p>Negozio di articoli professionali (parrucchieri, estetisti, cucina, ufficio) vende a un cliente B2B con partita IVA un lotto di prodotti per <strong>680 \u20ac + IVA<\/strong>. Il cliente entra in negozio, sceglie, paga con bancomat e ritira la merce. L&#8217;effettuazione dell&#8217;operazione (consegna + pagamento) avviene contestualmente: la fattura immediata TD01 \u00e8 la scelta ovvia, da trasmettere allo SdI entro 12 giorni. Nessuna ragione operativa per una proforma intermedia.<\/p>\n<h3>Caso 2 \u2014 Prestazione di servizio con pagamento contestuale<\/h3>\n<p>Tecnico informatico interviene presso uno studio commerciale per il ripristino di un server. Tempo di intervento 4 ore, tariffa <strong>75 \u20ac\/h + IVA<\/strong>, totale 300 \u20ac + 66 \u20ac IVA = 366 \u20ac. A fine intervento il cliente paga con POS, il tecnico emette fattura immediata TD01 dal gestionale mobile. Il momento di effettuazione (incasso) e l&#8217;emissione coincidono: nessuna proforma necessaria.<\/p>\n<h3>Caso 3 \u2014 B2B strutturato con pagamento a 30\/60\/90 giorni<\/h3>\n<p>Tipografia consegna a un editore <strong>5.000 copie di un volume<\/strong> per un valore di 9.500 \u20ac + IVA, termini concordati 60 gg DF. La consegna avviene il 22 febbraio con DDT. La fattura TD01 viene emessa il 23 febbraio (entro i 12 giorni dall&#8217;effettuazione), trasmessa allo SdI, e il cliente la riceve sul proprio canale digitale. Il pagamento \u00e8 atteso al 23 aprile. L&#8217;editore registra la fattura nel proprio libro IVA acquisti di febbraio e porta in detrazione l&#8217;IVA in liquidazione marzo. Niente proforma: il rapporto \u00e8 consolidato, le condizioni sono note, il pagamento differito \u00e8 la prassi.<\/p>\n<h3>Caso 4 \u2014 E-commerce con fatturazione automatica<\/h3>\n<p>Negozio online B2B (es. fornitore di abbigliamento da lavoro a partite IVA) vende a 380 clienti al mese con ordini medi di 220 \u20ac + IVA. Il gestionale, all&#8217;evasione di ogni ordine (data di spedizione = data effettuazione), genera automaticamente fattura TD01 e la trasmette allo SdI. Nessuna proforma intermedia: il cliente ha gi\u00e0 pagato con carta o bonifico anticipato, l&#8217;ordine \u00e8 confermato, la spedizione genera direttamente fattura. Per approfondire i ricorrenti scenari del commercio elettronico vedi la <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/integrazione-e-commerce-gestionale-guida\/\">guida integrazione e-commerce + gestionale<\/a>.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/inline2-1.jpg\" alt=\"Commercialista italiana verifica fattura su tablet con calcolatrice e documenti contabili\" \/><\/p>\n<h2 id=\"errori-comuni\">5 errori comuni da evitare nella gestione proforma\/fattura<\/h2>\n<p>Vediamo gli errori che vediamo ricorrere nei reparti amministrativi delle PMI con cui lavoriamo.<\/p>\n<h3>Errore 1 \u2014 Emettere proforma e fattura immediata &#8220;per sicurezza&#8221;<\/h3>\n<p>Capita di vedere clienti che, per la stessa operazione, emettono una proforma &#8220;perch\u00e9 il cliente la voleva vedere&#8221; e contestualmente una fattura immediata &#8220;perch\u00e9 bisogna comunque fatturare&#8221;. Il cliente riceve due documenti per lo stesso importo, si confonde, e l&#8217;amministrazione fornitore si ritrova con tracciabilit\u00e0 doppia. <strong>Regola operativa<\/strong>: se emetti TD01, niente proforma. Se hai bisogno della proforma, emettila e attendi conferma\/pagamento prima della TD01.<\/p>\n<h3>Errore 2 \u2014 Registrare la proforma nel gestionale come fattura<\/h3>\n<p>Gestionali mal configurati o usati impropriamente registrano le proforma nel libro IVA vendite come se fossero fatture. Risultato: alla liquidazione IVA appare un debito che non corrisponde a operazioni effettivamente perfezionate. La proforma deve restare in un <strong>sezionale separato<\/strong> (es. registro preventivi\/proforma), senza alcun impatto contabile.<\/p>\n<h3>Errore 3 \u2014 Stessa numerazione di proforma e fatture<\/h3>\n<p>Numerare le proforma con la stessa serie progressiva delle fatture (es. &#8220;1, 2, 3&#8230;&#8221; senza prefisso) crea problemi seri: salti nella numerazione fatture (la fattura emessa dopo una proforma &#8220;salta&#8221; un numero perch\u00e9 quello \u00e8 andato alla proforma), confusione in archivio, difficolt\u00e0 a recuperare un documento specifico. <strong>Buona prassi<\/strong>: usare due sezionali separati, ad esempio <strong>PF\/2023\/001, PF\/2023\/002&#8230;<\/strong> per le proforma e <strong>F\/2023\/001, F\/2023\/002&#8230;<\/strong> per le fatture, con numerazione interna indipendente.<\/p>\n<h3>Errore 4 \u2014 Dimenticare di emettere la fattura dopo l&#8217;incasso della proforma<\/h3>\n<p>Caso scuola del primo esempio dell&#8217;articolo. Il cliente paga la proforma, il fornitore archivia il bonifico e si dimentica di chiudere il ciclo. Conseguenze: il cliente non pu\u00f2 detrarre l&#8217;IVA, l&#8217;emittente non ha debito IVA dichiarato (apparente &#8220;guadagno&#8221; che per\u00f2 \u00e8 omessa fatturazione), e in caso di accesso ispettivo l&#8217;AdE contesta omessa emissione di fattura con sanzione dal 90% al 180% dell&#8217;imposta non documentata (art. 6 c. 1 D.Lgs. 471\/97). La proforma incassata genera <strong>obbligo immediato<\/strong> di emissione TD01 entro 12 giorni.<\/p>\n<h3>Errore 5 \u2014 Trasmettere per sbaglio la proforma allo SdI<\/h3>\n<p>Errore tecnico ma ricorrente. Un&#8217;operatrice esporta la proforma in XML dal gestionale (perch\u00e9 il gestionale non distingue bene i due flussi) e la invia allo SdI. Il sistema la accetta come fattura ordinaria. Risultato: per l&#8217;AdE \u00e8 a tutti gli effetti una fattura emessa, con debito IVA per l&#8217;emittente. Per &#8220;sterilizzarla&#8221; bisogna emettere una <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/nota-credito-elettronica-pmi-italiane-2022\/\">nota di credito TD04<\/a> dello stesso importo. Il guaio si risolve, ma con doppio lavoro amministrativo e doppia movimentazione contabile.<\/p>\n<h2 id=\"termine-emissione\">Termine emissione fattura dopo proforma: regole precise<\/h2>\n<p>Quando un cliente paga una proforma scatta l&#8217;<strong>obbligo di emettere fattura definitiva<\/strong>. Il termine \u00e8 di <strong>12 giorni dal momento di effettuazione dell&#8217;operazione<\/strong>. Per i servizi, il momento di effettuazione coincide tipicamente con l&#8217;incasso del corrispettivo (art. 6 c. 3 DPR 633\/72). Per le cessioni di beni con prepagamento, coincide con la data di pagamento se anteriore alla consegna (art. 6 c. 4).<\/p>\n<p>Tradotto in flusso operativo:<\/p>\n<ol>\n<li>22 febbraio 2023 \u2014 emissione proforma PF\/2023\/057 per <strong>3.200 \u20ac + IVA<\/strong> a cliente B2B<\/li>\n<li>27 febbraio 2023 \u2014 cliente paga con bonifico (visibile in estratto conto banca)<\/li>\n<li>27 febbraio 2023 \u2014 questa \u00e8 la <strong>data di effettuazione dell&#8217;operazione<\/strong> (servizio)<\/li>\n<li>entro l&#8217;11 marzo 2023 \u2014 fattura TD01 trasmessa allo SdI con data documento 27\/02\/2023<\/li>\n<\/ol>\n<p>La data documento (campo <code>Data<\/code> in <code>&lt;DatiGeneraliDocumento&gt;<\/code>) deve riportare la data di effettuazione (27\/02), non quella di trasmissione. La fattura concorre alla liquidazione IVA di <strong>febbraio<\/strong>, scadenza 16 marzo (per chi liquida mensilmente). Nel campo causale o nel blocco <code>&lt;DatiGeneraliDocumento&gt;<\/code> \u00e8 buona prassi indicare il riferimento incrociato alla proforma: &#8220;Riferimento proforma PF\/2023\/057 del 22\/02\/2023, pagamento ricevuto il 27\/02\/2023&#8221;.<\/p>\n<p>Per chi adotta il <strong>regime IVA per cassa<\/strong> (art. 32-bis DL 83\/2012, volume d&#8217;affari fino a 2 milioni), l&#8217;esigibilit\u00e0 dell&#8217;IVA viene rinviata al momento dell&#8217;incasso. In questo specifico flusso &#8220;proforma + pagamento + fattura&#8221; la differenza \u00e8 poco rilevante perch\u00e9 il pagamento coincide con l&#8217;effettuazione, ma per altre casistiche (es. fattura TD01 emessa con pagamento differito) il regime per cassa cambia significativamente il momento di esigibilit\u00e0.<\/p>\n<h2 id=\"numerazione-proforma\">Numerazione proforma: best practice e sezionali<\/h2>\n<p>La numerazione delle proforma non \u00e8 normata: il legislatore non chiede n\u00e9 progressivo continuo n\u00e9 formato specifico, perch\u00e9 la proforma non \u00e8 documento fiscale. Per\u00f2 una numerazione ordinata \u00e8 cruciale per la <strong>tracciabilit\u00e0 interna<\/strong> e per il riferimento incrociato in fattura.<\/p>\n<p>Le tre best practice che funzionano nelle PMI italiane:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Prefisso esplicito<\/strong>: usare un prefisso che identifichi immediatamente il documento. &#8220;PF&#8221; (proforma), &#8220;PRO&#8221; (proforma), &#8220;PREV&#8221; se si usa anche per preventivi. Esempi: <strong>PF\/2023\/001<\/strong>, <strong>PROFORMA-2023-001<\/strong>, <strong>PF-2023-00001<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Anno nel numero<\/strong>: include l&#8217;anno (per blocchi 2023, 2024&#8230;) facilita la ricerca e gli azzeramenti annuali. Se il gestionale lo prevede, anche il mese (PF\/202302\/001) pu\u00f2 essere utile per chi emette volumi significativi.<\/li>\n<li><strong>Sezionale dedicato in gestionale<\/strong>: registro proforma separato dal libro IVA vendite. Tutte le proforma confluiscono l\u00ec, con stato (emessa, accettata, pagata, fatturata, annullata). Quando si emette la fattura definitiva, la proforma cambia stato in &#8220;fatturata&#8221; e contiene il riferimento all&#8217;ID fattura emessa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Nella fattura definitiva \u00e8 buona prassi (non obbligatoria, ma utile per audit e contestazioni cliente) inserire il <strong>riferimento incrociato<\/strong> alla proforma: &#8220;Documento emesso a seguito di proforma PF\/2023\/057 del 22\/02\/2023&#8221;. Nel tracciato XML si pu\u00f2 collocare in <code>&lt;Causale&gt;<\/code> o in un campo <code>&lt;AltriDatiGestionali&gt;<\/code> dedicato.<\/p>\n<p><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/02\/inline3-1.jpg\" alt=\"Documenti di spedizione export Extra-UE su pancale in magazzino\" \/><\/p>\n<h2 id=\"brenta-erp-flusso\">Come Brenta ERP gestisce il flusso proforma\u2192fattura<\/h2>\n<p>Il flusso &#8220;proforma \u2192 incasso \u2192 fattura definitiva&#8221; \u00e8 uno dei punti di frizione pi\u00f9 frequenti nei reparti amministrativi delle PMI che lavorano con processi non strutturati. <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/erp-brenta.php\">Brenta ERP basato su Odoo<\/a> gestisce l&#8217;intero ciclo in modo unificato, eliminando gli errori da double entry e dimenticanze.<\/p>\n<p>Il flusso tipico nel sistema:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>Ordine cliente confermato<\/strong> \u2014 Il commerciale crea un ordine di vendita dalla scheda cliente, con righe articolo\/servizio, prezzi, sconti, condizioni di pagamento. Lo stato \u00e8 &#8220;preventivo&#8221; finch\u00e9 il cliente non conferma.<\/li>\n<li><strong>Generazione proforma<\/strong> \u2014 Dall&#8217;ordine confermato, un pulsante &#8220;Genera proforma&#8221; produce un PDF strutturato (con dicitura &#8220;FATTURA PROFORMA&#8221; ben visibile, numerazione PF\/AAAA\/NNN, riferimento ordine collegato) che il commerciale invia al cliente via email. Nessuna trasmissione SdI, nessuna registrazione contabile.<\/li>\n<li><strong>Tracciamento stato<\/strong> \u2014 La proforma resta visibile nello stato &#8220;emessa&#8221;. Quando il cliente conferma o paga (riconciliazione automatica con estratto conto banca via PSD2 + parser IBAN), lo stato cambia in &#8220;pagata&#8221;.<\/li>\n<li><strong>Generazione fattura definitiva<\/strong> \u2014 Dal documento proforma in stato &#8220;pagata&#8221;, il pulsante &#8220;Crea fattura&#8221; genera automaticamente una bozza TD01 con tutte le righe corrispondenti, riferimento incrociato compilato in causale, data effettuazione = data incasso. L&#8217;amministrativo conferma, il sistema trasmette via SdI.<\/li>\n<li><strong>Riconciliazione e tracciabilit\u00e0<\/strong> \u2014 Ordine \u2192 proforma \u2192 fattura \u2192 incasso bancario \u2192 pagamento contabilizzato. Catena completa visibile in un&#8217;unica scheda, audit semplificato, niente fatture &#8220;dimenticate&#8221; perch\u00e9 il sistema avvisa di tutte le proforma incassate e non ancora fatturate.<\/li>\n<\/ol>\n<p>L&#8217;integrazione con il modulo <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/soluzioni\/odoo-erp.php\">Odoo ERP per contabilit\u00e0<\/a> e la sezione <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/soluzioni\/odoo-invoicing.php\">Odoo Invoicing<\/a> garantisce che il libro IVA contenga solo i documenti fiscali rilevanti (TD01 trasmesse), mentre le proforma restano nel sezionale commerciale a disposizione di chi le ha emesse. Per i casi pi\u00f9 complessi (acconti multipli, contratti SAL, prepagamenti con valuta estera) il sistema gestisce in automatico le compensazioni tra acconti e saldo finale.<\/p>\n<p>Le aziende che adottano un ERP integrato per la fatturazione riportano una <strong>riduzione del 60-70% del tempo amministrativo<\/strong> dedicato alla gestione del ciclo proforma-fattura, e \u2014 pi\u00f9 importante \u2014 l&#8217;eliminazione quasi totale degli errori di omessa fatturazione dopo incasso proforma.<\/p>\n<h2 id=\"faq\">FAQ \u2014 Domande frequenti su fattura proforma e fattura immediata<\/h2>\n<h3>Posso emettere fattura proforma senza partita IVA?<\/h3>\n<p>Tecnicamente s\u00ec, perch\u00e9 la proforma non \u00e8 documento fiscale e non esiste una norma che vincoli la sua emissione al possesso di partita IVA. In pratica per\u00f2 \u00e8 poco utile: chi non ha partita IVA non pu\u00f2 comunque chiudere il ciclo con una fattura TD01 valida ai fini IVA, quindi una proforma emessa da un soggetto senza P.IVA crea aspettative che non possono essere soddisfatte sul piano fiscale. L&#8217;unico caso ragionevole \u00e8 la prestazione occasionale, per cui esiste comunque la ricevuta di prestazione occasionale (con ritenuta d&#8217;acconto 20% se il committente \u00e8 sostituto d&#8217;imposta) come documento pi\u00f9 appropriato. Per chi sta valutando di aprire partita IVA \u2014 forfettario o ordinario \u2014 emettere proforma &#8220;in attesa di apertura&#8221; \u00e8 una pratica rischiosa: meglio aprire la partita IVA prima di iniziare a inviare richieste di pagamento al cliente.<\/p>\n<h3>La fattura proforma blocca il prezzo come un contratto?<\/h3>\n<p>La proforma in s\u00e9 non ha forza vincolante automatica: \u00e8 una proposta unilaterale che diventa contratto solo se il destinatario la accetta espressamente (firmandola, confermandola via email, o pagandola). Una volta che il cliente accetta, per\u00f2, la proforma assume valore di contratto a tutti gli effetti civilistici, e il fornitore non pu\u00f2 unilateralmente aumentare il prezzo o cambiare le condizioni. Esempio pratico: emetto proforma il 5 febbraio per 3.000 \u20ac + IVA con consegna a marzo, il cliente conferma il 7 febbraio. Se nel frattempo i miei costi salgono del 15%, devo comunque consegnare al prezzo proforma o rinegoziare bilateralmente. Per questo motivo \u00e8 buona prassi inserire in proforma una clausola di validit\u00e0 (&#8220;Offerta valida 30 giorni dalla data di emissione&#8221;) e clausole di revisione prezzo se l&#8217;esecuzione \u00e8 temporalmente distante dall&#8217;emissione.<\/p>\n<h3>Cliente paga la proforma ma poi annulla l&#8217;ordine: cosa devo fare?<\/h3>\n<p>Lo scenario \u00e8 frequente in settori come edilizia, manifattura su commessa, eventi. Il cliente paga proforma per acconto 30%, poi rinuncia all&#8217;ordine. Tre opzioni: (1) <strong>restituzione integrale<\/strong> dell&#8217;acconto \u2014 non c&#8217;\u00e8 stata operazione, non si emette fattura, si annulla la proforma in gestionale e si rimborsa con bonifico. \u00c8 la prassi se non c&#8217;\u00e8 clausola di acconto a fondo perduto. (2) <strong>Trattenuta totale o parziale<\/strong> dell&#8217;acconto come penale contrattuale \u2014 qui bisogna distinguere: se la trattenuta \u00e8 risarcitoria pura (penale ex art. 1382 c.c.) non \u00e8 soggetta a IVA, e si emette una nota contabile non fiscale. Se invece \u00e8 &#8220;corrispettivo per attivit\u00e0 preparatorie gi\u00e0 svolte&#8221; allora si tratta di una prestazione effettiva e va fatturata TD01. (3) <strong>Compensazione su altro ordine<\/strong> dello stesso cliente \u2014 l&#8217;acconto resta a sistema come anticipo cliente, si applica al nuovo ordine, si emette fattura TD01 al perfezionamento. La scelta dipende dalle clausole contrattuali e dalla natura della trattativa.<\/p>\n<h3>Sulla proforma devo indicare l&#8217;IVA?<\/h3>\n<p>S\u00ec, \u00e8 buona prassi. Anche se la proforma non genera obbligo IVA, indicare aliquota, imponibile, imposta e totale lordo permette al cliente di valutare il costo reale e di organizzare il pagamento per l&#8217;importo corretto. Senza l&#8217;indicazione dell&#8217;IVA, il cliente potrebbe pagare solo l&#8217;imponibile, costringendoti poi a richiedere l&#8217;integrazione. Sulla proforma puoi anche indicare il codice natura IVA se l&#8217;operazione finale sar\u00e0 non imponibile (es. esportazione N3.1, intracomunitaria N3.2, reverse charge N6) o esente (es. prestazioni sanitarie N4). \u00c8 importante per\u00f2 chiarire visivamente che si tratta di &#8220;documento non fiscale&#8221; e che la fattura definitiva verr\u00e0 emessa successivamente: una dicitura come &#8220;FATTURA PROFORMA \u2014 Documento non valido ai fini fiscali. Fattura definitiva sar\u00e0 emessa al pagamento&#8221; eviter\u00e0 fraintendimenti con il cliente meno esperto.<\/p>\n<h3>Per esportazione Extra-UE devo usare proforma o fattura immediata?<\/h3>\n<p>Tipicamente entrambe, in sequenza. La <strong>proforma<\/strong> (in inglese: <em>proforma invoice<\/em>) serve nella fase pre-spedizione: \u00e8 il documento che il cliente straniero presenta alla propria banca per aprire la lettera di credito, alle autorit\u00e0 doganali del proprio paese per richiedere il permesso di importazione, e ai propri assicuratori per coprire il trasporto. La <strong>fattura definitiva TD01<\/strong> con codice natura N3.1 (non imponibile art. 8 c. 1 lett. a DPR 633\/72) si emette al momento della spedizione effettiva e si trasmette allo SdI. La fattura va trasmessa anche se l&#8217;operazione non genera IVA: la trasmissione SdI \u00e8 obbligatoria per tutte le operazioni con soggetti non residenti, sostituendo l&#8217;esterometro abolito dal 2022. Per il dettaglio sulle operazioni esterometro\/SdI vedi la <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/esterometro-abolito-fattura-elettronica-esteri-pmi-2022\/\">guida esterometro abolito<\/a>. La proforma in lingua inglese pu\u00f2 convivere con la TD01 in italiano: una \u00e8 strumento commerciale, l&#8217;altra \u00e8 obbligo fiscale.<\/p>\n<h3>Posso emettere proforma cumulative per pi\u00f9 consegne?<\/h3>\n<p>S\u00ec, e in molti contesti \u00e8 la prassi corretta. Esempio: cliente B2B con 8 consegne di merce nel mese, condizioni di pagamento &#8220;30 gg fine mese&#8221;. Si pu\u00f2 emettere una proforma riepilogativa a fine mese che cumula tutte le consegne (con riferimento ai singoli DDT), il cliente la usa per autorizzare internamente il pagamento, e poi a incasso ricevuto si emette fattura definitiva \u2014 che a quel punto pu\u00f2 essere una <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/blog\/fattura-differita-ddt-pmi-italiane-erp-2022\/\">fattura differita TD24<\/a> (entro il 15 del mese successivo) o una TD01 se le tempistiche lo consentono. La proforma cumulativa \u00e8 particolarmente utile nei rapporti con la grande distribuzione e con clienti corporate che hanno cicli di approvazione del pagamento mensili. Va comunque indicato chiaramente che si tratta di proforma e che la fattura fiscale seguir\u00e0.<\/p>\n<h3>Cliente forfettario chiede fattura: la proforma \u00e8 valida per lui?<\/h3>\n<p>Il cliente forfettario, in qualit\u00e0 di acquirente, riceve fatture come qualunque altro soggetto B2B con partita IVA. La proforma pu\u00f2 essergli emessa esattamente come a un soggetto in regime ordinario, e ha lo stesso valore commerciale. Una volta perfezionato il rapporto, va emessa fattura definitiva TD01 al cliente forfettario tramite SdI (il cliente forfettario riceve fatture come destinatario, non \u00e8 esente dalla ricezione). Va per\u00f2 ricordato che il forfettario, in quanto soggetto in regime speciale, non detrae l&#8217;IVA: l&#8217;imposta indicata in fattura per lui \u00e8 un costo, non un credito IVA. Questo cambia poco il flusso documentale ma pu\u00f2 influire sulla negoziazione del prezzo (il forfettario pu\u00f2 chiedere uno sconto pari all&#8217;IVA &#8220;non recuperabile&#8221;, anche se tecnicamente non avrebbe diritto). Dal 2024 entrer\u00e0 progressivamente in vigore l&#8217;obbligo di fatturazione elettronica anche in <strong>uscita<\/strong> per i forfettari (DL 36\/2022 ha introdotto l&#8217;obbligo con scaglioni: dal 1\u00b0 luglio 2022 per forfettari con ricavi superiori a 25.000 \u20ac nell&#8217;anno precedente; per tutti gli altri forfettari l&#8217;obbligo \u00e8 previsto dal 1\u00b0 gennaio 2024). Da quel momento il forfettario emittente seguir\u00e0 esattamente lo stesso flusso proforma\u2192TD01 SdI degli altri soggetti.<\/p>\n<h2 id=\"conclusione\">In sintesi: la regola operativa<\/h2>\n<p>La differenza tra proforma e fattura immediata si riduce a una domanda: &#8220;ho bisogno di anticipare una richiesta di pagamento prima che l&#8217;operazione si perfezioni?&#8221; Se s\u00ec, proforma. Se no, fattura immediata TD01 entro 12 giorni dall&#8217;effettuazione.<\/p>\n<p>I tre principi operativi da non dimenticare mai:<\/p>\n<ol>\n<li><strong>La proforma non sostituisce la fattura<\/strong>. Dopo l&#8217;incasso, scatta sempre l&#8217;obbligo di emettere TD01 entro 12 giorni.<\/li>\n<li><strong>Sezionali separati<\/strong>. Numerazione, registrazione contabile, archiviazione: proforma e fatture vivono in due flussi paralleli senza contaminazione.<\/li>\n<li><strong>Niente trasmissione SdI per le proforma<\/strong>. Se la mandi per errore, \u00e8 una fattura a tutti gli effetti e devi sterilizzarla con nota di credito.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Per le PMI con volumi significativi di proforma (web agency, studi professionali, manifattura su commessa, esportatori) il salto di qualit\u00e0 arriva dall&#8217;automazione con un <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/soluzioni\/odoo-erp.php\">ERP integrato<\/a> che gestisce in un unico sistema l&#8217;intera catena ordine \u2192 proforma \u2192 fattura \u2192 incasso. Vuoi vedere come funzionerebbe Brenta ERP sul tuo flusso fatturazione? Richiedi una <a href=\"https:\/\/brentasoft.com\/preventivatore.php\">demo personalizzata gratuita<\/a>.<\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">{\"@context\": \"https:\/\/schema.org\", \"@type\": \"Article\", \"headline\": \"Fattura proforma vs fattura immediata: differenze pratiche e quando usare quale (guida PMI 2023)\", \"description\": \"Fattura proforma cos'\u00e8, quando emetterla, esempio e differenze con la fattura immediata TD01. 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